자원 관리: 프로세스, 도구 및 기술

자원 관리는 프로젝트 관리의 가장 중요한 측면 중 하나입니다. 프로젝트 자원에는 프로젝트 작업을 수행하는 데 필요한 원자재, 장비 및 인적 자원이 포함되며 모든 주어진 프로젝트 중에 관리해야 합니다.

리소스 관리란 무엇입니까?

자원 관리는 프로젝트를 완료하기 위해 자원을 계획, 스케줄링 및 할당하는 프로세스입니다. 프로젝트 관리자는 리소스 관리 프로세스를 처음부터 끝까지 감독하는 역할을 합니다. 그렇게 하려면 리소스 관리 도구와 기술을 사용해야 합니다.

자원 관리에는 자원을 보다 효과적으로 관리하기 위한 계획 및 프로세스 작성이 포함되며 스프레드시트, 문서, 프로젝트 관리 소프트웨어 또는 이 세 가지를 조합하여 사용할 수 있습니다.

자원을 관리하려면 프로젝트 전체에서 자원의 성과를 모니터링하고 추적해야 합니다. ProjectManager는 프로젝트 리소스를 모니터링하는 데 도움이 되는 실시간 대시보드가 ​​있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 설정이 필요하지 않으며 6개의 프로젝트 메트릭을 자동으로 수집하고 데이터를 다채롭고 직관적인 그래프로 표시합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

자원 관리 프로세스

위에서 언급했듯이 자원 관리는 프로젝트 계획 단계에서 시작하여 프로젝트가 종료될 때까지 계속되는 지속적인 프로세스입니다. 이를 자원 관리 수명 주기라고 하며 프로젝트 관리자가 프로젝트 자원을 적절하게 관리하기 위해 이해해야 하는 4단계로 구성됩니다.

• 자원 계획: 프로젝트 범위를 정의했으면 각 작업에 필요한 자원을 추정해야 합니다. 변경 사항을 관리하고 위험 관리 전략을 구현하는 데 필요할 수 있는 리소스를 계산하는 것을 잊지 마십시오.
• 리소스 예약: 이제 프로젝트 리소스를 마음대로 사용할 수 있으므로 해당 리소스를 즉시 사용할 수 있는지 확인해야 합니다. 이렇게 하려면 리소스 일정을 전체 프로젝트 일정과 맞추기만 하면 되고 견고한 공급망을 갖추면 됩니다.
• 자원 할당: 자원 할당은 프로젝트 작업을 달성하기 위해 적시에 적절한 자원을 선택하는 것으로 간단히 정의되는 지속적인 프로세스입니다. 예를 들어 리소스 일정을 만들 때 우선 순위를 지정해야 하는 중요한 작업이 있습니다.

관련: 자원 계획 템플릿

자원 관리 기법

프로젝트 관리자는 프로젝트 실행 중에 리소스를 예측, 계획, 할당, 평준화 및 최적화하기 위해 다음 리소스 관리 기술을 구현합니다.

1. 자원 예측

프로젝트 관리자는 프로젝트에 필요한 리소스와 이러한 리소스 요구 사항이 조직의 현재 계획에 어떻게 맞는지 추정하는 데 최선을 다해야 합니다. 이렇게 하려면 모든 프로젝트 작업과 필요한 리소스를 식별하도록 프로젝트 범위를 정의해야 합니다.

2. 자원 할당

리소스 할당은 사용 가능한 리소스, 용량, 리소스 일정 및 가장 관련성이 높은 기술을 가진 팀 구성원을 찾고 필요할 때 필요한 모든 프로젝트 리소스를 확보하기 위해 완료해야 하는 작업을 평가하는 것으로 구성됩니다.

3. 자원 평준화

자원 평준화의 목적은 팀 구성원의 기술을 평가하고 더 나은 자원 할당을 위한 기회를 찾는 것입니다. 팀 구성원이 제공할 수 있는 것을 철저히 이해함으로써 자원 효율성을 극대화하기 위해 능력에 따라 작업을 할당할 수 있습니다.

4. 자원 활용

신중한 리소스 계획은 리소스 추적만큼 중요합니다. 프로젝트 관리자는 효율적으로 사용되지 않는 리소스를 찾기 위해 리소스 사용률을 추적해야 합니다. 그런 다음 해당 리소스를 재할당하거나 리소스 관리 계획을 변경할 수 있습니다.

자원 관리 도구

프로젝트 관리자가 프로젝트 리소스를 계획하고 모니터링하기 위해 리소스 관리 기술을 적용하는 데 사용하는 도구입니다.

자원 관리 계획

프로젝트 관리의 다른 모든 측면과 마찬가지로 리소스를 예약할 때 먼저 리소스 계획부터 시작하려고 합니다. 이것은 관리 프로세스를 구축할 기반입니다. 프로젝트를 완료하는 데 필요하다고 생각하는 모든 리소스의 세부 목록을 만드십시오. 상세할수록 좋습니다.

관련: 2022년 최고의 자원 관리 소프트웨어

이것은 계획이므로 특정 팀 구성원이 예상보다 추가 리소스가 필요할 수 있으므로 이 프로세스에 다른 사람들을 참여시키는 것이 좋습니다. 필수 및 비필수 인력 및 장비를 포함해야 합니다. 마지막 순간에 고가의 장비를 구입하고 프리미엄 가격을 지불하기 위해 서둘러야 하는 것보다 항목을 계획하고 궁극적으로 필요하지 않은 것이 좋습니다. 자원 계획은 한마디로 재무 계획입니다.

리소스 분석 구조(RBS)

이제 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스 목록이 완성되었으므로 어떤 방식으로든 리소스를 주문하고 싶습니다. 고용 조직(예: 보고 구조 또는 팀 계층 구조) 또는 지역(예: 아시아 또는 아프리카에 필요한 모든 팀 또는 장비)에 따라 자원 분류 구조(또는 RBS)라고도 하는 자원 계층 구조를 생성할 수 있습니다.

이러한 기본 계층에는 인력과 가급적이면 프로젝트 자금이 사용될 모든 자원이 포함되어야 하지만 프로젝트와 관련된 계층 유형을 정의하는 것은 사용자에게 달려 있습니다. RBS는 프로젝트의 핵심 부분과 관련된 작업을 정의하는 일반적인 프로젝트 계획의 작업 분류 구조와 다릅니다.

책임 할당 매트릭스

리소스가 나열되고 정리되면 프로젝트 작업 또는 전체 프로젝트를 완료하는 데 다양한 수준의 책임이 있는 리소스 정의를 시작할 수 있습니다. 이를 책임 할당 매트릭스(또는 RAM)라고 합니다. 여기에서 전체 프로젝트의 역할과 책임을 명확히 할 수 있습니다.

누가 어떤 작업을 담당하는지, 누가 해당 작업을 소유하는지, 누가 작업에 대해 질문이 있는 경우 도움을 줄 수 있는지, 누가 이 작업의 진행 상황에 대해 계속 정보를 얻어야 하는지 등으로 분류할 수 있습니다. 많은 RAM은 RACI 방법을 기반으로 하는 다양한 책임 기능을 정의하는 코드화된 문자가 있는 간단한 차트입니다. R은 "Responsible", A는 "Accountable", C는 "Consulted", I는 "Informed"를 나타냅니다. 조직의 필요에 따라 개인 또는 역할별로 수행할 수 있습니다.

리소스 히스토그램

리소스 히스토그램을 사용하여 루프를 유지해야 하는 프로젝트의 모든 사람에게 리소스의 시각적 개체를 제공할 수 있습니다. 리소스 할당을 확인하고 초과 또는 부족 할당 여부를 확인하는 빠르고 쉬운 방법입니다. 그러면 초과 할당된 리소스를 신속하게 처리하고 필요에 따라 작업량이 더 적은 사람에게 재할당할 수 있습니다. 그러나 일부 프로젝트 관리 소프트웨어 도구에서 이는 단순한 보기 이상입니다. 가용 또는 초과 할당 또는 과소 할당에 따라 작업을 재할당하는 스케줄링 도구입니다.

자원 관리 주요 용어

프로젝트의 리소스 관리를 더 잘 이해하고 효과적인 리소스 계획을 개발하는 방법을 배우기 위해 먼저 리소스 관리와 관련된 다양한 용어와 프로세스를 분석하고 싶습니다. 자원은 장비나 사무실 공간과 같이 사람일 수도 있고 사람이 아닐 수도 있습니다. 프로젝트를 완료하는 데 필요한 비용이 있는 모든 것입니다.

자원 초과 할당

과잉 할당은 단순히 사람에게 너무 많은 작업이 주어졌을 때를 의미합니다. 그들은 당신이 예약하거나 완료하도록 할당된 시간 내에 작업을 완료할 수 없습니다. 이로 인해 초과 근무가 발생하여 예산에 영향을 미치거나 프로젝트를 차단하고 심지어 탈선시킬 수 있습니다. 리소스의 균형을 유지하는 것이 중요하므로 프로젝트 수명 주기 동안 팀의 작업량을 관리할 수 있는 방법이 필요합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어가 리소스 관리에 어떻게 도움이 되는지 정확히 보려면 ​​아래의 짧은 비디오를 시청하십시오. Gantt 차트, 워크로드 캘린더, 작업표 및 프로젝트 보고서와 같은 기능이 결합되어 리소스 관리 경험을 단순화합니다. 그리고 이러한 기능이 온라인 상태이면 모든 데이터가 실시간이므로 리소스 업데이트가 항상 최신 상태로 유지됩니다. 더 알아보기:

리소스 종속성

자원 의존성은 조직이 모든 달걀을 한 팀 바구니에 담는 것을 피해야 한다는 이론을 나타냅니다. 즉, 특히 외부 팀인 경우 핵심 작업을 수행하기 위해 한 팀에 지나치게 의존하면 작업 부하 차단 및 리소스 부족이 발생할 수 있습니다. 작업을 수행하기 위해 한 팀이나 한 리소스에 대한 비정상적 종속성에 대한 계획을 세우고 싶습니다.

여러 리소스에 작업을 분산하거나 계획된 장비 리소스를 사용할 수 없는 경우 백업 계획을 세워 이를 완화할 수 있습니다. 또한 리소스가 하나 이상의 리소스에 대한 과도하게 의존하거나 과도하게 의존하여 차단되지 않도록 해야 합니다. 한 팀원이 너무 많은 작업을 수행하고 완료할 시간이 충분하지 않으면 다른 팀원의 작업을 차단할 수 있습니다.

모든 리소스가 프로젝트에서만 작업하는 것은 아니며 할당된 다른 작업이 있을 수 있습니다. 리소스 평준화가 유용한 리소스를 효과적으로 관리하려면 모든 프로젝트를 볼 수 있어야 합니다.

ProjectManager가 리소스 관리를 지원하는 방법

리소스 관리는 리소스 가용성, 워크로드 등에 대한 가시성이 필요한 프로젝트의 리소스를 관리하기 위해 개발되었습니다. ProjectManager는 리소스를 관리할 때 보다 통찰력 있는 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터를 제공하는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

대화형 Gantt 차트로 리소스 계획

리소스 및 비용은 Gantt 차트 프로젝트 보기의 작업으로 예약할 수 있습니다. 기준선을 설정한 후에는 전체 프로젝트의 계획된 진행 상황과 실제 진행 상황을 참조하여 리소스에 문제가 있는 경우 미리 알아볼 수도 있습니다. 진행률 표시줄은 계획된 노력에 따라 특정 작업에 대한 진행 상황을 알려줍니다. 기준을 충족하지 못하면 리소스를 재할당하여 순조롭게 유지하십시오.

워크로드 관리 및 팀 생산성 유지

당신의 팀은 당신의 가장 소중한 자원입니다. 팀이 근무하는 모든 곳에서 팀의 가용성, 근무일, 휴일 및 PTO를 설정할 수 있습니다. 일단 작동을 시작하면 태워버리거나 유휴 상태로 두어서는 안 됩니다. 색상으로 구분된 워크로드 페이지를 통해 팀 구성원이 과도하게 할당되었는지 과소 할당되었는지를 한 눈에 확인할 수 있습니다. 균형 잡힌 워크로드는 더 생산적이고 행복한 팀으로 이어지며 행복한 팀은 더 생산적입니다.

실시간 대시보드 및 보고서로 리소스 추적

리소스 관리를 계획했지만 프로젝트를 실행할 때 해당 리소스를 모니터링해야 합니다. 리소스를 어떻게 사용하는지 주시하지 않으면 예산을 초과하거나 마감일을 놓칠 위험이 있습니다. 실시간 대시보드는 라이브 데이터를 자동으로 수집하여 6개의 프로젝트 지표를 차트로 표시하는 다채로운 그래프로 표시합니다. 클릭 한 번으로 워크로드, 시간, 비용 등에 대해 자세히 설명하는 보고서를 생성할 수 있습니다. 모든 보고서를 필터링하고 적절하다고 판단되는 이해 관계자와 공유할 수 있습니다.

당사 소프트웨어는 프로젝트 리소스를 계획, 관리 및 보고하는 데 도움이 됩니다. 즉각적인 상태 보고서 역할을 하는 대시보드를 사용하여 리소스 비용을 할당 및 추적하고 팀의 할당 가능 여부를 확인하고 모든 것을 모니터링할 수 있습니다. 리소스를 한 곳에서 관리하는 데 필요한 모든 것을 얻으십시오.

프로젝트에서 리소스를 관리할 때 공중에 유지해야 할 많은 공이 있으며 그 프로세스는 복잡하고 혼란스러울 수 있습니다. 그러나 올바른 온라인 도구를 사용하면 뛰어난 제어력과 정확성으로 리소스를 계획, 모니터링 및 보고할 수 있습니다. ProjectManager는 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 도구를 제공하는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 직접 사용해 보세요.