Tutto quello che devi sapere sull'ospitare una grande conferenza virtuale

Dopo che la tua attività è cresciuta abbastanza, potresti essere interessato a ospitare una conferenza virtuale. Tuttavia, può essere impegnativo. Quando ti viene assegnato un compito del genere, ci sono molti problemi che devi affrontare.

Prima di tutto, devi trasformare un'intera giornata di lezioni in un'attività coinvolgente. In secondo luogo, è necessario determinare in quale data la conferenza può ricevere più attenzione. Infine, devi prenderti cura di tutti gli aspetti tecnici per fornire ai tuoi partecipanti la migliore esperienza possibile. Di seguito, troverai molti preziosi suggerimenti su come affrontare questi e alcuni altri problemi.

In un attimo imparerai a conoscere il miglior software che puoi utilizzare, perché potresti aver bisogno di servizi di traduzione (potresti voler saperne di più sulle traduzioni tecniche) o come facilitare le interazioni dei partecipanti. Continua a leggere e assicurati che la tua conferenza si svolga senza intoppi.

Far risaltare la tua conferenza

Se la tua conferenza non offre alcun valore unico, non molte persone vi parteciperanno. Quel che è ancora peggio, le persone che si presenteranno al tuo evento non presteranno particolare attenzione ad esso e il numero di interazioni dei partecipanti sarà ridotto.

Per evitare questo destino, devi far risaltare il tuo evento dalla massa. Come farlo? Ci sono alcuni modi in cui puoi farlo.

Cura la tua conferenza

Curare la tua conferenza significa scegliere un tema specifico per essa e attenersi ad esso. Non invitare tutti i relatori i cui interessi si riferiscono vagamente all'argomento in questione. Invece, concentrati sulla raccolta di quanti più specialisti possibile in un determinato campo. In questo modo, la tua conferenza acquisirà più prestigio e avrà uno scopo chiaramente definito dall'inizio alla fine.

Rendi l'ambiente della conferenza inclusivo

Questo punto potrebbe sembrare la perfetta controargomentazione per l'approccio che abbiamo menzionato sopra. Tuttavia, è tutto il contrario.

L'arte di far risaltare la tua conferenza implica anche la creazione di un ambiente inclusivo in cui tutti possano esprimere liberamente la propria opinione. Se desideri che più persone partecipino al tuo evento online, evita l'errore di invitare i rappresentanti di una sola organizzazione.

Quando riunisci partecipanti di culture e background diversi, ma anche con opinioni diverse, le loro interazioni saranno più interessanti. Inoltre, la tua azienda guadagnerà la reputazione di una piattaforma equa, in cui tutti possono avere la possibilità di impegnarsi in una discussione significativa con l'altra parte.

Mantieni le discussioni costruttive

Questo punto lega perfettamente i due precedenti. Quando si ottengono esperti di diversa estrazione, l'atmosfera a volte può diventare un po' tesa. Per evitare spiacevoli incidenti, chiedi sempre a qualcuno di moderare la discussione.

Mantenendo costruttive tutte le tue sessioni, mostrerai la tua professionalità e dimostrerai che tieni all'argomento. Inoltre, può aiutarti a costruire relazioni positive e durature con altre aziende e aumentare la tua reputazione.

Pianificazione della tua conferenza virtuale

C'è molta pianificazione coinvolta nell'organizzazione di una grande conferenza virtuale. Devi prenderti cura di molte cose importanti e assicurarti di non perdere di vista nulla.

Per iniziare, devi decidere che tipo di conferenza vuoi ospitare. Sarà una raccolta di webinar o piuttosto qualcosa che assomiglierà a un workshop virtuale? La decisione che prendi qui influenzerà le tue altre scelte. Pertanto, assicurati di considerare attentamente tutte le opzioni.

Dopo aver saputo quale tipo di conferenza desideri ospitare, dovresti dare un'occhiata al calendario e scegliere una data adatta. Ricorda di non pianificare il tuo evento troppo presto, altrimenti i tuoi partecipanti non avranno abbastanza tempo per prepararsi. Inoltre, dovresti controllare se ci sono altre conferenze programmate nello stesso momento. In tal caso, potresti voler spostare la tua conferenza in un'altra data meno competitiva.

Prendersi cura della traduzione e del supporto tecnico

Se hai intenzione di ospitare una grande conferenza virtuale, dovrai procurarti il ​​software giusto per fornire interazione audio e video, consentendoti di fare presentazioni in tempo reale durante l'evento. Inoltre, consentire i commenti e le domande dei partecipanti è un altro aspetto essenziale che non puoi omettere.

Innanzitutto, assicurati di disporre di apparecchiature sufficienti, come proiettori, microfoni, altoparlanti e laptop con software per conferenze Web installato. Dovresti anche assicurarti di avere diverse opzioni di backup se una fallisce. La tua migliore opzione qui è trovare una soluzione facile da configurare e gestire.

Potresti anche voler assumere professionisti AV che sappiano come utilizzare correttamente tutte le apparecchiature. Infine, assicurati che tutte le sedi dispongano di una connessione Internet veloce e di avere almeno un tecnico ogni 10 partecipanti.

È anche una buona idea esaminare i servizi di traduzione e trovare traduttori che conoscono l'inglese e la tua lingua madre. Idealmente, dovrebbero essere madrelingua inglese che conoscono anche la lingua locale. Tradurranno le presentazioni e le sessioni di domande e risposte nella tua lingua madre e aiuteranno a facilitare la comunicazione tra i partecipanti di diversi paesi.

Naturalmente, tieni il dito sul polso anche durante le sessioni. Assicurati che tutti possano sentire il relatore e che tutti i partecipanti possano vedere la presentazione. Se qualcosa non va, una persona designata dal tuo team di supporto tecnico dovrebbe cercare di risolvere il problema il più rapidamente possibile.

Scelta di un software per eventi online

Quando scegli un software per eventi online per il tuo evento virtuale, ci sono diverse cose che dovresti considerare:

Numero di partecipanti

Non scegliere un software per eventi online in grado di gestire un massimo di 100 partecipanti perché sarà troppo piccolo per il tuo evento. Il numero esatto varierà a seconda della nicchia e della quantità di marketing coinvolta, ma almeno 1000 persone dovrebbero essere in grado di partecipare al tuo evento contemporaneamente. Ti dà abbastanza spazio per far crescere il tuo pubblico nel tempo e aumentare le dimensioni del tuo prossimo evento.

Integrazione con i social media

Vuoi che i tuoi partecipanti siano in grado di condividere i loro pensieri e opinioni sul tuo evento con i loro amici e follower sulle piattaforme di social media. Un eccellente software per eventi online dovrebbe facilitarli fornendo tutti gli strumenti necessari. Ciò include badge, chatroom e pulsanti di condivisione social.

Prezzo

Naturalmente, il prezzo è sempre importante quando si cercano nuovi strumenti o servizi. Assicurati di scegliere un'opzione conveniente che soddisfi tutte le tue esigenze ma non costi troppo. Molti fornitori di software per eventi online offrono prove gratuite in modo da poter testare nuovi strumenti prima di decidere quale è il migliore per te.

Conclusione

Come puoi vedere, ospitare una grande conferenza virtuale non è il compito più semplice, soprattutto se hai poca esperienza nell'organizzazione di eventi online. Tuttavia, dopo aver letto questo articolo, nulla dovrebbe ostacolare la creazione di un evento online di successo.

Ricorda che dovresti far risaltare la tua conferenza, occuparti degli aspetti tecnici e scegliere il miglior software per eventi online. Quindi tieni a mente queste cose e assicurati che tutte siano curate prima di andare in diretta.

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Przemyslaw è uno scrittore di contenuti il ​​cui obiettivo principale è fornire articoli di alta qualità sulle nuove tecnologie. I suoi altri principali campi di interesse sono la filosofia e la filologia.