Pembukuan 101: Cara Menyimpan Catatan untuk Bisnis Kecil Anda

Memang benar bahwa melakukan pembukuan sendiri bisa menjadi mimpi buruk.

Baik Anda memulai bisnis baru atau telah menjalankan toko online selama bertahun-tahun, mempelajari cara melacak pengeluaran dan pendapatan Anda bisa terasa seperti tantangan besar.

Kamu tidak sendiri. Hampir tiga perempat pemilik usaha kecil merasa bahwa mereka tidak memiliki pengetahuan yang cukup dalam hal pembukuan dan akuntansi.

Selain menjalankan bisnis, Anda juga harus mengelola akun aset, pengembalian pajak, tagihan balik kartu kredit, dan banyak lagi. Ini bisa membingungkan dan melelahkan jika Anda baru pertama kali menyelam. Tapi itu tidak harus.

Ingin menjadi pro di pembukuan Anda sendiri? Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari segala sesuatu tentang cara mulai membuat pembukuan untuk bisnis kecil dan bagaimana Anda bisa menjadi lebih menguntungkan hari ini.

Apa itu pembukuan?

Pembukuan adalah proses pencatatan dan pengelolaan semua transaksi keuangan untuk bisnis Anda, termasuk penjualan, pembelian, dan pembayaran. Pemegang buku melacak semua biaya dan pendapatan, untuk membantu perusahaan membuat keputusan keuangan yang terinformasi.

Tujuan pembukuan adalah untuk menunjukkan kepada Anda gambaran keuangan bisnis Anda yang lebih besar, menyeimbangkan akun Anda, dan meningkatkan manajemen arus kas dengan cara yang lebih strategis.

Dasar-dasar pembukuan

Dalam pembukuan bisnis, akun adalah catatan semua entri debit dan kredit dari jenis tertentu, seperti hutang atau penggajian.

Ada lima tipe dasar akun:

• Aktiva. Sumber daya atau barang berharga yang dimiliki oleh perusahaan sebagai hasil dari transaksinya (misalnya, persediaan, piutang).
• kewajiban. Kewajiban dan hutang perusahaan kepada pemasok, bank, pemberi pinjaman, atau penyedia barang dan jasa lainnya (misalnya, pinjaman, hutang).
• Pendapatan atau pendapatan. Uang yang diperoleh perusahaan melalui penjualan atau penyediaan layanan.
• Pengeluaran. Kas yang mengalir keluar dari perusahaan untuk membayar aset atau layanan (misalnya, utilitas, gaji).
• Ekuitas. , Nilai sisa kepemilikan pemilik di sebuah perusahaan, setelah semua kewajiban dikurangi (misalnya, saham, laba ditahan).

Akuntansi usaha kecil dimulai dengan menyiapkan setiap akun sehingga Anda dapat mencatat transaksi dalam kategori yang sesuai. Ini membuat buku besar Anda. Anda mungkin tidak akan memiliki proses pembukuan yang sama persis dengan toko e-niaga berikutnya, tetapi banyak metode akuntansi yang berbeda yang umum tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Bagaimana cara menyimpan buku Anda?

1. Memelihara dan memperbarui catatan keuangan

Pembukuan melibatkan bekerja dengan angka. Sebagian besar pekerjaan melibatkan matematika dasar dan akuntansi. Detailnya bergantung pada jenis bisnis yang Anda miliki, tetapi dapat mencakup tugas-tugas seperti penyelesaian piutang dan laporan bank, pencatatan transaksi keuangan, pembuatan faktur, penagihan, dan pelacakan penggajian.

Anda juga akan mengurus hal-hal terkait keuangan lainnya termasuk:

• Pembukuan pajak untuk penggajian, pendapatan, pekerjaan, dan bahkan pengurangan pajak usaha kecil.
• Perencanaan anggaran untuk membantu perusahaan tetap di jalur dan tumbuh.
• Menyiapkan laporan keuangan (neraca, laporan laba rugi, arus kas, dan perubahan ekuitas) untuk pemangku kepentingan.

Pembukuan membutuhkan analisis yang cermat dan sedikit pengetahuan hukum. Jika bisnis Anda pernah diaudit, Anda ingin memastikan catatan Anda teratur dan potongannya sah.

2. Melacak apa yang dilakukan semua orang (dan pengeluaran)

Pembukuan keuangan bisa memakan banyak waktu. Anda harus memastikan keakuratan untuk setiap transaksi keuangan, ditambah lagi, Anda harus menyeimbangkan pembukuan setiap hari dan melacak pembayaran masuk dan keluar dari karyawan.

Artinya, untuk menguasai pembukuan dan akuntansi, Anda harus memiliki keterampilan komunikasi dan organisasi yang baik. Pada hari tertentu, Anda mungkin perlu mengumpulkan tanda terima dari karyawan, mengelola biaya perjalanan, atau mengganti biaya orang. Membuat sistem untuk pengiriman dan penggantian biaya membantu memastikan Anda tidak melewatkan transaksi dan catatan tetap terbarui dan akurat.

3. Gunakan layanan pembukuan untuk meningkatkan proses

Perangkat lunak pembukuan atau akuntansi yang baik harus ada dalam perangkat alat akuntansi bisnis kecil Anda. Dengan meningkatnya pembukuan virtual dan jenis layanan pembukuan online lainnya, pemilik usaha kecil perlu mengikuti teknologi terbaru.

Dengan layanan atau perangkat lunak pembukuan yang baik, Anda dapat menyederhanakan entri data, membuat laporan keuangan terperinci, menggabungkan data, dan mengotomatiskan pencatatan. Ini juga merupakan cara mudah untuk meningkatkan akurasi di seluruh bisnis Anda dan menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas yang berulang.

Pembukuan entri ganda versus entri tunggal

Dalam metode pembukuan entri tunggal, transaksi bisnis dicatat saat Anda menyetor dan membayar tagihan ke rekening perusahaan Anda, seperti menyimpan daftar cek. Metode ini paling cocok untuk bisnis kecil dengan jumlah transaksi yang kecil.

Pembukuan entri ganda adalah untuk bisnis dari berbagai ukuran dan kompleksitas. Dalam metode ini, ketika entri dibuat ke akun, entri yang sesuai dan berlawanan dibuat ke yang berbeda. Misalnya, jika Anda mencatat pendapatan sebesar $100, Anda akan membuat dua entri: entri debet sebesar $100 untuk meningkatkan neraca kas Anda dan entri kredit sebesar $100 untuk meningkatkan "pendapatan" akun laporan laba rugi.

Cara menguasai pembukuan usaha kecil

Memahami dan melacak data keuangan Anda adalah bagian penting dari keuangan usaha kecil. Itu sebabnya, ketika Anda menjalankan bisnis, itu adalah sesuatu yang harus Anda pelajari dari kelas pembukuan atau outsourcing.

Untungnya, tidak hanya mungkin untuk mempelajari cara mengelola buku Anda sendiri, ada beberapa manfaat penting untuk menanganinya sendiri.

Kami berbicara dengan dua pakar untuk membantu Anda menangani pengelolaan keuangan Anda sendiri: Charlie Ashbourne, akuntan internal di Shopify, dan Sheena Brady, manajer sukses pedagang untuk Shopify Plus yang juga menjalankan bisnis yang sukses, Teh Tease, dan telah membangun sistem untuk mengelola pembukuan bisnisnya.

Jika Anda baru dalam melacak akun Anda dan tidak mampu membayar perusahaan pembukuan atau wiraswasta, Anda masih dapat mempelajari dasar-dasar dan mengelolanya sendiri. Berikut adalah tampilan khusus pembukuan e-niaga dari perspektif harian, bulanan, triwulanan, dan tahunan.

Apa yang harus dilakukan setiap hari?

Setiap hari, satu-satunya bagian umum pembukuan yang perlu Anda pikirkan adalah kuitansi.

Simpan jejak kertas apa pun yang terjadi dalam bisnis Anda, yang mungkin berarti menyimpan tanda terima dari pertemuan kopi Anda dengan pemasok baru atau menandai tanda terima email untuk putaran iklan digital terbaru Anda.

Alasan pentingnya menyimpan catatan ini adalah sederhana. Untuk mendapatkan manfaat pajak penuh dari mengklaim pengeluaran bisnis yang sah, Anda harus dapat mendukungnya.

“Jika Anda tidak memiliki dukungan yang memadai, Anda dapat ditolak baik kredit pajak maupun biaya yang dapat dikurangkan, yang, jika Anda benar-benar berhak atasnya, dapat menjadi pukulan besar pada waktu pajak,” kata Charlie.

Jadi tugas pembukuan harian Anda adalah memastikan Anda memiliki rencana untuk melacak tanda terima, faktur, dan email yang relevan. Anda ingin dokumen-dokumen ini mudah diakses sehingga bekerja dengan mereka tidak memerlukan waktu atau usaha yang signifikan.

Tanda terima dan faktur dapat disimpan dalam folder tertentu. Jika Anda cenderung mendapatkan email dari pengirim tertentu (penyedia perangkat lunak Anda, iklan digital, dan sejenisnya), Anda dapat mengatur aturan sederhana di kotak masuk Anda untuk menyalurkannya ke dalam folder yang disebut "Tanda Terima dan Faktur."

Anda bahkan dapat membuat item daftar tugas sederhana untuk menangani proses ini, yang telah dilakukan Sheena untuk Tease Teas.

“Setiap kali faktur atau tanda terima dikirim melalui email kepada kami—95% saat ini—saya mengunggah lampiran ke Google Drive, ke dalam folder faktur yang dikelompokkan berdasarkan bulan. Ini berarti saya jarang harus mencetak, mengarsipkan, atau menyimpan informasi ini, yang dengan sendirinya menghemat banyak waktu.”

Apa yang harus dilakukan setiap minggu?

Pembukuan seharusnya tidak menggelembung menjadi tugas mingguan yang besar dalam daftar tugas Anda. Ada dua hal penting yang harus diperhatikan setiap minggu: laporan arus kas Anda dan pengeluaran variabel Anda, terutama jika masih baru.

Perhatikan arus kas Anda

Apakah Anda memiliki uang di bank, berapa banyak, dan untuk apa uang itu perlu menutupi? Itulah yang Anda lihat dalam hal arus kas.

“Selain pendapatan dan pengeluaran, kuncinya adalah mengelola kas dan arus kas Anda. Biasanya ada kesalahpahaman bahwa jika Anda memiliki pendapatan sebesar X, maka Anda memiliki uang tunai sebesar itu hanya duduk di sana, tetapi itu tidak selalu terjadi, ”kata Charlie.

Setiap hari, Anda mungkin perlu membuat keputusan tentang kapan harus membeli sesuatu, atau berapa banyak yang akan dibelanjakan untuk bisnis Anda. Memahami berapa banyak uang tunai yang Anda miliki, dan apa lagi yang perlu ditutupi uang tunai, adalah bagian penting dalam mengelola pembukuan dan bisnis Anda.

Ingin sistem pembukuan sederhana untuk membantu merencanakan dan menganalisis arus kas Anda? Artikel tentang mengapa arus kas bisa lebih penting daripada laba ini menyertakan spreadsheet praktis yang dapat Anda gunakan.

Mengawasi pengeluaran baru atau variabel

Sebagian besar waktu, mengawasi dan meninjau pengeluaran Anda bisa menjadi tugas bulanan. Tetapi jika Anda memiliki pengeluaran baru, atau pengeluaran variabel, Anda pasti ingin mengawasinya lebih dekat untuk memastikannya sesuai dengan harapan.

“Ambil biaya pemasaran misalnya: jika Anda baru-baru ini mengalokasikan anggaran untuk menjalankan iklan berbayar dan itu berfluktuasi dari hari ke hari, Anda harus mengawasinya lebih dekat sampai Anda merasa nyaman dengan perilaku tersebut,” kata Charlie.

Lagi pula, jika ada cara untuk mengevaluasi inisiatif dan pengeluaran baru sebelum akhir bulan, Anda dapat membuat keputusan yang lebih cepat tetapi tetap tepat.

Apa yang harus dilakukan setiap bulan?

Jika Anda bekerja dengan pemegang buku internal atau jarak jauh, Anda mungkin akan menghubungi mereka untuk memeriksa pembukuan Anda setiap bulan. Sebagai seorang DIY-er, Anda harus membuat rencana untuk duduk dan meluangkan waktu setiap bulan untuk mengatur pembukuan Anda.

Dapatkan snapshot bisnis

Setiap bulan, Anda harus melihat bisnis Anda secara keseluruhan untuk memahami bagaimana keadaannya dan untuk merasakan gambaran yang lebih besar.

“Pada akhir bulan, Anda ingin memastikan bahwa Anda telah memasukkan semua pengeluaran Anda dan kemudian melihat penjualan Anda, pengeluaran Anda, pendapatan Anda, dan posisi kas Anda secara keseluruhan,” kata Charlie. “Anda juga ingin memastikan untuk melihat area utama bisnis yang Anda minati.”

Gunakan layanan pembukuan atau perangkat lunak untuk melacak tren yang Anda lihat dari bulan ke bulan, dan pikirkan bagaimana Anda akan menangani bulan mendatang dari perspektif keuangan. Anda juga dapat memberikan perhatian khusus pada setiap proyek baru, kampanye, atau perubahan operasional untuk melihat apakah mereka memengaruhi penjualan, pengeluaran, atau keduanya.

Perhatikan pengeluaran

Tinjauan bulanan Anda adalah saat yang tepat untuk berpikir lebih strategis tentang bagaimana pengeluaran sesuai dengan bisnis Anda.

“Saya selalu melihat pengeluaran secara mendalam, bahkan ketika kami berkinerja baik dalam penjualan,” kata Sheena. “Indikator sukses besar dalam bisnis adalah profitabilitas, dan Anda sering kali dapat menciptakan keuntungan tak terduga dengan menganalisis pengeluaran Anda dan secara kreatif menemukan cara untuk menurunkannya.

Anda dapat menemukan berbagai cara untuk memotong biaya dengan melihat diskon pemasok berdasarkan riwayat pembayaran, pemesanan massal, atau pemesanan di muka produk tertentu.

“Tahun lalu, saya melihat aksesori teh populer yang kami jual dan melakukan riset. Saya bertanya kepada pemasok kami apakah ada ruang untuk diskon berdasarkan sejarah kami dan pengetahuan saya tentang produsennya. Dia mampu menurunkan biaya per unit kami, dan kami menghemat lebih dari $5.000 tahun lalu saja untuk satu permintaan ini.”

Tetap teratur

Jika ada klise pajak dan pembukuan yang dapat diidentifikasi oleh setiap pengusaha, itu adalah "kotak sepatu yang penuh dengan tanda terima". Impiannya, tentu saja, adalah menyerahkan kotak sepatu itu ke CPA atau salah satu dari banyak layanan pembukuan yang dapat memahami semuanya, tetapi ada beberapa cara Anda dapat menangani kotak sepatu itu sendiri.

Selama peninjauan bulanan Anda, periksa semua tanda terima yang tersimpan di email Anda, file Google Drive Anda, atau ya, kotak sepatu Anda. Urutkan ke dalam kategori pengeluaran, baik untuk menjaga diri Anda tetap teratur untuk musim pajak, dan untuk melihat berapa banyak Anda benar-benar menghabiskan pesanan inventaris versus iklan.

Sesuaikan berdasarkan apa yang perlu Anda ketahui

Tidak ada dua bisnis yang sama, dan meskipun ada dasar-dasar yang berlaku untuk setiap bisnis, campuran unik pendapatan dan pengeluaran Anda dapat menyebabkan serangkaian kebutuhan pembukuan yang sedikit berbeda dari yang lain.

“Saya biasa mereview buku saya berdasarkan pesanan. Setiap pesanan yang masuk, saya pastikan sudah dicatat dan dilacak dengan software pembukuan,” kata Sheena. “Ternyata, ini tidak perlu. Untuk bisnis kami, yang penting untuk ulasan kami adalah penjualan keseluruhan per bulan.”

Jika Anda merekam semua yang Anda butuhkan untuk tujuan pajak dan pembukuan, dan Anda mendapatkan informasi keuangan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan strategis tentang bisnis Anda, Anda dapat memilih untuk merampingkan proses yang tidak penting untuk salah satu dari hal-hal tersebut.

Perangkat lunak pembukuan terbaik untuk bisnis kecil

Jika Anda mencari cara untuk membuat pembukuan online lebih mudah, ada beberapa alat yang perlu dipertimbangkan, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda:

1. A2X. Aplikasi ini secara otomatis memposting penjualan toko Shopify ke Xero atau QuickBooks dan merekonsiliasi pembayaran Anda sehingga Anda dapat melihat semuanya telah diperhitungkan dengan benar. A2X dipercaya oleh ratusan firma akuntansi e-niaga terkemuka.
2. Integrasi OneSaaS. OneSaas menghubungkan aplikasi bisnis di seluruh akuntansi, e-niaga, pemenuhan, CRM, penagihan dan pembuatan faktur, dan pemasaran email. Anda dapat dengan mudah membangun alur kerja khusus dan membuat sistem pembukuan yang tumbuh bersama bisnis Anda.
3. Buku Segar. Perangkat lunak pembukuan cloud ini membantu Anda mengelola pesanan Shopify di FreshBooks berdasarkan tiga objek: item, faktur, dan pembayaran. Itu juga menggunakan inventaris Shopify Anda sebagai sumber kebenaran untuk semua manajemen inventaris, memperbarui informasi secara otomatis.
4. Buku Cepat. Saat Anda mengintegrasikan Shopfiy dengan QuickBooks, pesanan, inventaris, pelanggan, dan pengiriman Anda diperbarui dan akurat secara otomatis. Anda dapat menggunakan QuickBooks untuk memposting informasi pesanan e-niaga sebagai entri jurnal batch atau pengeposan tingkat pesanan granular, dan menyinkronkan dengan pasar e-niaga lainnya, seperti Etsy dan Amazon.
5. Bangku. Bench menawarkan layanan pembukuan outsourcing yang terjangkau untuk toko Shopify Anda. Aplikasi ini disinkronkan langsung dengan merchant dan rekening bank Anda. Kemudian, tim pembukuan virtual menyeimbangkan pembukuan bulanan Anda dan menyiapkan laporan keuangan.

“Saat memilih sistem pembukuan terbaik, pertimbangkan salah satu sistem akuntansi cloud terdepan, seperti QuickBooks atau Zero,” kata Ellen Main dari A2X Accounting.

“Saat melakukan pembukuan pajak untuk bisnis Shopify Anda, tidak cukup hanya mencatat penjualan. Anda harus mengambil semua biaya dan pajak,” tambah Ellen. “Ini bukan tugas kecil tanpa bantuan aplikasi, konektor, atau integrasi.

Pilih perangkat lunak pembukuan yang memposting ringkasan pernyataan dan mengaitkan semua penjualan dan biaya Anda ke sistem pembukuan Anda. Ini akan memastikan bahwa, seiring skala bisnis Anda, pembukuan Anda akan selalu rapi dan akurat.

Memahami pembukuan bisnis kecil adalah kunci untuk pertumbuhan

Apakah Anda melakukan semua pembukuan sendiri atau memutuskan yang terbaik untuk menyewa seorang pemegang buku bersertifikat, memahami bagaimana uang mengalir melalui bisnis Anda adalah bisnis yang baik.

“Memiliki data yang tepat dan mengetahui di mana Anda berada, apa yang tampaknya mendorong pendapatan Anda, dan di mana Anda mungkin dapat memangkas beberapa biaya sangat penting,” kata Charlie. “Memiliki data yang solid dalam hal pembukuan untuk startup menempatkan Anda di tempat yang lebih baik untuk sukses di masa depan.”

Bahkan jika Anda memiliki sedikit pengalaman pembukuan, Anda sekarang memiliki pengetahuan langsung dan akses ke semua keuangan Anda, yang menempatkan Anda di tempat yang kuat untuk membuat keputusan yang tepat tentang masa depan bisnis Anda. Dan sementara ada nilai dalam mendapatkan bantuan dan saran pembukuan ahli, pastikan Anda tidak pernah kehilangan pemahaman yang kuat tentang angka-angka Anda, tidak peduli siapa yang Anda urus dari hari ke hari.