Documentation de projet : 15 documents de projet essentiels

Les chefs de projet connaissent l'importance de la documentation du projet. Les documents de projet doivent être exacts et constamment mis à jour pour rester à jour avec le projet. La création et la gestion de la documentation du projet tout au long du cycle de vie du projet sont essentielles à la réussite du projet, mais par où commencer ?

Ce guide définit ce qu'est la documentation de projet et pourquoi elle est importante en plus de décrire les 10 principaux documents de projet que vous devez toujours créer pour planifier et exécuter vos projets.

Qu'est-ce que la documentation de projet ?

Le terme documentation de projet fait référence aux documents de gestion de projet qui sont créés tout au long du cycle de vie du projet. Ces documents, tels que le plan de projet, le calendrier du projet ou le budget du projet, définissent les activités, les procédures et les lignes directrices que l'équipe de projet doit suivre.

La documentation de projet a plusieurs objectifs tels que la planification de projet, la gestion des coûts ou la gestion des risques. En outre, certains documents de projet doivent être créés à une phase de projet spécifique car ils préparent le terrain pour l'étape suivante. Par exemple, le plan de gestion de projet doit être créé avant que la phase d'exécution du projet puisse commencer.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à organiser et à partager les informations essentielles à la réussite de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion du travail qui dispose d'un stockage de fichiers illimité et facilite le partage de la documentation produit avec votre équipe et les parties prenantes. Toutes ses multiples vues de projet partagent une source d'informations pour garder tout le monde sur la même page. Commencez gratuitement.

Voyons quels documents de projet doivent être créés à chaque phase du projet.

Documentation du projet par phase du projet

Les projets varient en taille et en complexité et certains nécessitent une documentation de projet plus complète que d'autres. Voici un aperçu de certains des documents de projet qui sont généralement créés tout au long du cycle de vie du projet.

• Initiation du projet : charte du projet, analyse de rentabilisation, ordre du jour de la réunion de lancement du projet
• Planification de projet : plan de gestion de projet, structure de répartition du travail, budget de projet, calendrier de projet, plan de gestion du changement, plan de gestion de la portée, plan de gestion des risques
• Exécution du projet : rapport sur l'état du projet, modèle de leçons apprises, feuilles de temps, demandes de modification, ordres de modification
• Suivi et contrôle du projet : rapport sur l'état d'avancement du projet, modèle de leçons apprises, feuilles de temps
• Clôture de projet : modèle de clôture de projet, liste de pointage

Maintenant que vous avez une idée de la bonne documentation de projet pour chaque phase du cycle de vie de votre projet, plongeons dans certains documents de gestion de projet critiques.

Top 15 des documents de projet à inclure dans votre documentation de projet

Voici une brève description des documents de projet importants et un modèle de gestion de projet correspondant pour chacun d'eux. N'oubliez pas de consulter notre bibliothèque de modèles de gestion de projet gratuits où vous trouverez des dizaines de modèles pour créer la documentation de votre projet.

1. Planification du projet

Le plan de projet est le plus complet de tous les documents de gestion de projet car il compile les documents de projet créés pendant la phase de planification du projet. Par exemple, votre plan de projet doit inclure votre budget de projet et votre calendrier de projet.

2. Charte du projet

La charte de projet est rédigée au cours de la phase de lancement du projet et prépare le terrain pour le plan de projet. Les chefs de projet utilisent des chartes de projet pour fournir un aperçu rapide du projet aux parties prenantes, aux sponsors et aux clients.

3. Analyse de rentabilisation

Tout comme la charte de projet, une analyse de rentabilisation est un document créé lors de la phase de lancement pour convaincre les parties prenantes du projet de la valeur du projet en expliquant les avantages potentiels qu'il pourrait avoir pour leur organisation.

4. Plan de communication du projet

Un plan de communication définit toutes les directives de communication entre les membres de l'équipe et les parties prenantes du projet. Il définit les canaux de communication à utiliser, le calendrier de communication et les rôles et responsabilités entre autres détails pour rationaliser le processus de communication tout au long du cycle de vie du projet.

5. Registre des risques

Ce document vous permet d'enregistrer tous les risques potentiels du projet et comprend une brève description de leur impact potentiel et de leur probabilité. Un registre des risques est un document de projet important car il fournit des informations importantes pour votre plan de gestion des risques qui contient tous les documents, stratégies et directives de gestion des risques.

6. Énoncé de portée

Un énoncé de portée définit les activités qui seront exécutées pour mener à bien un projet. Il est utilisé par les chefs de projet pour informer les parties prenantes de ce qui sera fait et de ce qui ne sera pas fait afin que les attentes soient claires dès le début. Cela fait partie du plan de gestion de la portée, un document complet qui explique les procédures et les directives liées à la portée du projet.

7. Budget du projet

Le budget du projet est un document essentiel de gestion de projet. Pour en créer un, vous devrez estimer les coûts de votre projet, qui comprennent la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement et tout ce qui est nécessaire pour exécuter le projet.

8. Calendrier du projet

Au niveau de base, le calendrier du projet définit le calendrier d'exécution de toutes les tâches du projet. Il peut également inclure plus de détails tels que les ressources nécessaires pour chaque tâche, qui en est responsable, le flottement ou la marge de votre projet et le chemin critique. Le diagramme de Gantt de ProjectManager est l'outil idéal pour créer un calendrier de projet détaillé.

9. Rapport sur l'état du projet

Les rapports sur l'état du projet sont un outil de gestion de projet indispensable, car ils vous permettent de vérifier la santé de votre projet à tout moment et de partager des données avec les parties prenantes pour les tenir à jour. Les rapports d'état sont brefs et ne contiennent que les informations les plus pertinentes.

10. Modèle de clôture de projet

Il est toujours nécessaire de créer une documentation de projet à la fin de la phase de clôture du projet. En effet, les chefs de projet doivent conclure des contrats, créer un document sur les « leçons apprises » et obtenir l'approbation formelle des parties prenantes, entre autres tâches importantes. Tout cela doit être documenté afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

11. Modèle de proposition de projet

Une proposition de projet est un document de gestion de projet qui fournit un aperçu rapide des domaines clés d'un projet. Son objectif principal est de convaincre les parties prenantes potentielles de la valeur du projet lors de la phase d'initiation. Il doit s'agir d'un document convaincant qui met en évidence les principaux avantages, objectifs et exigences.

12. Modèle de résumé de projet

Une fiche de projet est une version résumée de votre plan de projet, destinée à un public tel que des équipes interfonctionnelles ou des parties prenantes qui n'ont pas besoin de plonger dans tous les détails d'un plan de gestion de projet, mais qui doivent tout de même comprendre le projet. objectifs, budget, rôles et responsabilités parmi d'autres aspects clés.

13. Modèle de collecte des exigences

Les exigences du projet sont les objectifs et les spécifications attendus d'un projet pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont satisfaites. Notre modèle gratuit de collecte des exigences vous aidera à documenter toutes les exigences de votre projet.

14. Modèle de vue d'ensemble du projet

Un aperçu du projet est un document d'une page qui décrit les aspects les plus critiques d'un projet, tels que son calendrier, ses jalons, son budget, son statut et les rôles et responsabilités des membres de l'équipe.

15. Modèle de charte d'équipe

Une charte d'équipe est un document de gestion de projet qui indique les rôles, les responsabilités, les livrables et les ressources d'une équipe de projet. Il aide les chefs de projet à comprendre la charge de travail et les objectifs de chaque membre de l'équipe pour une meilleure planification des ressources.

Ce qui vaut la peine d'être documenté

Quelle que soit la structure de votre organisation, la capacité d'enregistrer et de documenter tous les aspects d'un projet est essentielle pour être un bon chef de projet. Plusieurs rapports, tableaux, graphiques, documents, demandes de modification et mises à jour de statut doivent être maintenus tout au long du cycle de vie du projet, et la documentation fonctionne pour assembler les éléments disparates d'un projet et le mener à bien.

Cependant, votre temps est limité, tout comme la patience dans la plupart des organisations pour les formalités administratives fastidieuses. Comment pouvez-vous maintenir l'efficacité et documenter efficacement le projet ? Considérez ce qui suit pour déterminer ce qui vaut la peine d'être documenté :

• Tout lié au client – ​​Imaginez qu'un client remette soudainement en question une décision prise il y a des mois. Le client dit qu'il a choisi une direction, mais votre entreprise a décidé d'emprunter une autre voie lors de la mise en œuvre. Une documentation claire sur les réunions avec les clients, y compris des notes avec les dates, les heures et les participants, aide à résoudre les malentendus.
• Dictés juridiques - Pour certains projets, les équipes juridiques sont tenues d'examiner la documentation au cours du projet. Pour les projets publics, il peut y avoir des processus de surveillance et d'examen qui analysent un projet après son achèvement. Connaissez les exigences en matière de documentation dont votre équipe juridique a besoin avant le début de votre projet. Jouer au rattrapage est risqué dans ce genre d'environnement.
• La bonne quantité de processus - Bien que vous ne vouliez pas vous perdre en documentant une si grande partie du plan et du processus que vous ne traitez pas réellement, vous voulez une définition du plan et des objectifs du projet. Laissez votre structure organisationnelle guider le nombre de processus à documenter. Par exemple, essayer de fonctionner sans processus sur un projet qui nécessite une documentation juridique ne fera que causer des problèmes à votre projet. En cas de doute, la meilleure approche est de documenter.
• Modifications apportées au projet - Les mises à jour continues du projet sont essentielles à documenter, en particulier lorsque les objectifs du projet changent. Idéalement, vous disposerez d'un outil de gestion de projet en ligne en temps réel afin que vos modifications de ressources et de tâches soient planifiées en direct et que les problèmes soient capturés au fur et à mesure qu'ils surviennent. Cependant, les impacts plus importants sur le plan de projet doivent être ajoutés à la documentation du projet d'une manière contrôlée par version.

Meilleures pratiques de documentation de projet

Alors, quelles sont les meilleures stratégies que vous devriez utiliser pour garder votre documentation efficace, efficiente et opportune ? Pour aligner votre documentation sur les meilleures pratiques, vous devez :

• Prenez le temps – Utilisez votre calendrier ! Beaucoup de gens pensent que les calendriers ne servent qu'à planifier des réunions. Ce n'est pas. Utilisez-le pour programmer des blocs de 2 à 3 heures de temps ininterrompu pour assembler un document essentiel. Au lieu de prendre des appels ou de converser avec un collègue, prenez le temps d'entrer dans la zone d'écriture. Avec du temps et de l'attention concentrés, vous pourrez faire des progrès significatifs. De même, planifiez des blocs de 10 à 15 minutes dans votre calendrier chaque semaine pour examiner et mettre à jour la documentation.
• Avoir le bon niveau de détail - La constitution de la documentation pour les ingénieurs est différente des documents que vous présentez aux cadres. Les ingénieurs ont besoin de détails que vous pouvez fournir tandis que les cadres n'ont pas le temps de s'enliser dans les détails. Ils veulent juste des puces, la ligne de fond et les prochaines étapes. C'est à vous de déterminer le bon niveau de documentation pour le bon public.
• Utilisez Smart Storage – Votre documentation doit être facile à localiser. La documentation est inutile si elle est enterrée sous un rocher où personne ne peut la trouver. Cela implique de s'assurer que l'infrastructure est en place pour accéder à la documentation en ligne et que la structure et la hiérarchie des dossiers sont faciles et intuitives à comprendre.
• Partager avec les autres - La plupart des gens détestent rassembler de la documentation, mais adorent quand c'est emballé pour eux. Vous serez agréablement surpris que les gens lisent réellement la documentation ! Utilisez votre logiciel de gestion de projet en ligne pour stocker vos documents en ligne avec le projet, idéalement dans un environnement collaboratif et sécurisé.
• Contrôle de version et mise à jour - Maintenir la documentation du projet à jour et à jour est un défi. Il est facile d'en arriver à la version initiale, mais il est pénible de revenir en arrière et de mettre à jour la documentation et de maintenir le contrôle de version. La plus grande aide est l'infrastructure de référentiel de documents que vous avez en place. Le contrôle de version automatique vous permet de gérer ce processus et les consommateurs de votre documentation ont toujours confiance qu'ils disposent de la dernière version.

Comment ProjectManager aide avec la documentation du projet

ProjectManager est un logiciel de travail et de projet qui connecte des équipes hybrides et favorise la collaboration. Tous les documents du projet peuvent être stockés sur l'outil et tous ceux qui ont besoin d'accéder aux documents l'auront. Vous pouvez créer des plans de projet et bien plus encore, faisant de ProjectManager le seul logiciel dont vous avez besoin pour réussir votre projet.

Créez des plans de projet sur des diagrammes de Gantt interactifs

L'un des documents de projet les plus importants est votre plan de projet. Vous pouvez créer et partager cela avec notre diagramme de Gantt, qui organise toutes vos tâches, relie les dépendances et trace les jalons pour vous aider à respecter le calendrier. Il filtre même le chemin critique. Nos diagrammes de Gantt en ligne fournissent des données en temps réel et sont faciles à partager afin que tout le monde travaille toujours à partir des données les plus récentes.

Surveillez votre projet avec des tableaux de bord en temps réel

La documentation de votre projet ne fait que préparer le terrain pour l'exécution de votre projet. Pour respecter ces plans, vous devez disposer d'un moyen de suivre les progrès et les performances en temps réel. Notre tableau de bord en direct collecte, calcule et fournit automatiquement des mesures en temps réel pour le temps, la charge de travail et plus encore. Contrairement à d'autres outils, aucune configuration n'est nécessaire. Vous voyez ce qui se passe au fur et à mesure que le projet se déroule.

Allez plus loin dans les données avec des rapports en un clic

Lorsqu'une vue de haut niveau ne suffit pas, vous pouvez générer des rapports de projet en appuyant simplement sur une touche. Obtenez plus d'informations sur vos coûts, vos progrès et plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez voir. Vous pouvez joindre des rapports aux e-mails des parties prenantes ou les imprimer pour des présentations.

ProjectManager est un outil flexible qui vous permet de mettre à jour la documentation de votre projet au fur et à mesure que les projets changent. Tout le monde est mis à jour avec des notifications par e-mail ou des alertes dans l'application afin qu'il n'y ait jamais de confusion sur ce qui est attendu. Utilisez un outil qui gère votre plan de projet, vos ressources, vos coûts et votre équipe tout en stockant toute la documentation du projet dont vous disposez pour réussir.

Bien sûr, la documentation peut être le fléau de votre projet, mais vous en avez besoin. Il existe des outils qui peuvent vous aider à le faire plus facilement, mieux et plus rapidement. La suite logicielle en ligne de ProjectManager est un excellent outil collaboratif pour créer et stocker la documentation de votre projet afin de faciliter l'accès et le partage de documents avec votre équipe. Commencez gratuitement.