7 conseils pour un meilleur contrôle des coûts et des dépenses

Pour comprendre le contrôle des coûts, vous devez d'abord comprendre pourquoi il est utilisé : contrôler les dépenses et identifier les risques afin d'augmenter les profits. À ne pas confondre avec la gestion des coûts, le contrôle des coûts a son propre ensemble d'objectifs qui peuvent faire économiser de l'argent aux entreprises.

Qu'est-ce que le contrôle des coûts ?

Le contrôle des coûts est le processus d'estimation des coûts afin de planifier et d'ajuster un budget. Pour faire des estimations de coûts précises, toutes les dépenses doivent être surveillées et les dépenses contrôlées, pour tenir compte de tout changement.

La prévision des risques est un autre facteur clé de la maîtrise des coûts. Lorsque vous analysez avec précision les risques avant qu'ils ne surviennent, vous pouvez modifier le budget du projet avant qu'un changement ne se produise. Cela diminue la probabilité de dépassement du budget. Les projets de construction sont particulièrement susceptibles de dépasser le budget, mais un bon contrôle des coûts empêche que cela ne se produise et fournit des informations pour faire des prévisions futures.

Le contrôle des coûts du projet commence par la surveillance et le suivi des modifications des dépenses. Ces changements sont appelés variations, et ils peuvent être « favorables » ou « défavorables ». Ces variations peuvent être utilisées pour faire des prévisions plus précises à l'avenir.

Qu'est-ce que le contrôle des dépenses ?

Le contrôle des dépenses est le processus consistant à modifier directement les dépenses. Idéalement, ces changements sont informés par des données de contrôle des coûts. Là où le contrôle des coûts se concentre à la fois sur la vue d'ensemble et sur les petits détails, le contrôle des dépenses modifie immédiatement les habitudes de dépenses afin de maintenir les projets sur la bonne voie.

Afin de suivre et de contrôler les dépenses, elles doivent être identifiées et classées dans l'une des deux catégories suivantes : dépenses directes et dépenses indirectes.

Dépenses directes

Les dépenses directes vont directement vers les besoins tangibles d'un projet. Trois des exemples les plus courants de dépenses directes sont les matériaux, la main-d'œuvre et l'équipement. Ces dépenses seront spécifiques au projet et « créeront » quelque chose de tangible. Notre modèle d'estimation gratuit peut vous aider à prévoir et à gérer vos dépenses directes.

Dépenses indirectes

Les dépenses indirectes sont des coûts qui s'accumulent constamment en arrière-plan. Quelques exemples courants de dépenses indirectes sont les salaires des employés, les avantages sociaux et la location de bureaux/installations. Le contrôle des dépenses indirectes peut faire la différence entre le succès et l'échec d'un projet.

Sept conseils pour un meilleur contrôle des coûts

Tous les projets comportent des risques et, plus probablement qu'autrement, connaissent des changements. Cela ne signifie pas qu'ils doivent dépasser le budget. Ces meilleures pratiques de contrôle des coûts préparent votre processus au succès :

1. Définir les KPI importants

Pour chaque tâche ou processus, un chef de projet doit décider des indicateurs de performance clés. Ces KPI sont des mesures prédéterminées qu'une équipe établit avant de commencer un projet, et sont consultées tout au long du projet pour vérifier les progrès.

2. Anticipez l'inflation

Le coût des biens et services fluctue en fonction des facteurs du marché. Cela peut entraîner une augmentation des dépenses. Ces changements de prix nécessitent des ajustements des budgets et des dépenses. En termes de contrôle des coûts, vous devez tenir compte de ces changements lors de la préparation aux risques et aux écarts.

3. Créer des plans d'urgence

Peu importe à quel point un projet est bien planifié, il y a toujours une chance que quelque chose tourne mal. Vous devez anticiper ces risques financiers et créer des stratégies pour vous y adapter sans encourir d'écarts défavorables. Considérez ces éventualités comme des plans de secours. Plus vous pouvez imaginer l'inattendu, plus vous êtes préparé au pire des scénarios.

4. Suivre les dépenses en temps réel

Un aspect crucial du contrôle des coûts est le suivi et la documentation des dépenses. C'est le seul moyen de repérer les écarts et de les corriger à l'avenir. Lorsque vous suivez les dépenses en temps réel, vous pouvez repérer les écarts et apporter les modifications appropriées. De cette façon, même des écarts défavorables peuvent indiquer comment vous contrôlez les coûts pour le reste du projet.

5. Collectez régulièrement des données

La cohérence est le nom du jeu. Lorsque le projet semble se dérouler sans heurts, la collecte de données peut sembler peu prioritaire. Mais lorsque nous permettons que cela se produise, les données deviennent faussées et moins utiles à l'avenir. Après tout, le contrôle des coûts devrait consister à repérer autant les écarts favorables que les écarts défavorables.

La fréquence de collecte des données variera en fonction de la taille et de la portée du projet, mais un calendrier de collecte doit être défini, qu'il soit hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, etc.

6. Documentez toutes les variantes

Même les plus petites variations doivent être documentées. Ils peuvent sembler insignifiants à l'époque, mais il y a de fortes chances qu'ils soient utiles plus tard. Si les employés horaires ont besoin de quelques heures supplémentaires pour accomplir une tâche, il s'agit d'une dépense indirecte inattendue. De petites variations comme celles-ci peuvent sembler être des coups de chance, mais elles peuvent être utilisées pour établir des budgets plus précis à l'avenir.

7. Communiquer avec l'équipe

Le contrôle des coûts n'est pas un one man show. Afin de créer des budgets plus intelligents, vous devez transmettre les variations et leurs causes à toute l'équipe. Cela permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et conscient des revers et des réussites. Ne commettez jamais l'erreur de penser que les données ne sont pas pertinentes pour les membres de l'équipe. Le contrôle des coûts consiste en grande partie à collecter des données, mais si personne ne les utilise, les données deviennent inutiles.

Choses à éviter lors du contrôle des coûts et des dépenses

Le contrôle des coûts est un processus nuancé, mais il existe des moyens de le rendre un peu moins délicat. Voici trois erreurs courantes de gestion des coûts que même les meilleurs chefs de projet commettent. Heureusement, ils sont évitables lorsque vous savez à quoi faire attention :

Négliger de considérer les dépenses indirectes

Les dépenses indirectes sont souvent négligées. Ces dépenses se cachent en arrière-plan de tout projet, mais les coûts s'additionnent. De plus, lorsque vous ne suivez pas systématiquement les dépenses indirectes, vous ne remarquerez pas les coûts tels qu'une augmentation du loyer, des avantages sociaux et d'autres formes d'inflation. Dans un monde parfait, ces dépenses seraient statiques, mais ne pas tenir compte de leurs changements constants peut facilement vous faire dépasser votre budget.

Sous-évaluation des relations entre l'entrepreneur et le fournisseur

Une bonne relation avec un entrepreneur ou un fournisseur peut rendre le contrôle des dépenses directes beaucoup plus simple. Lorsque vous entretenez une relation solide avec un fournisseur, il peut être plus susceptible de vous informer à l'avance des augmentations de prix. Le maintien de ces relations saines peut faciliter la renégociation des contrats si nécessaire.

Des écarts favorables peuvent signifier que vous pouvez acheter plus de fournitures ou contracter plus d'aide. Des écarts défavorables peuvent signifier que vous devez réduire. Quoi qu'il en soit, une bonne relation rend le processus indolore.

Ne pas utiliser d'outils automatisés

Le secret d'un contrôle efficace des coûts est de maîtriser les dépenses, les risques et les autres facteurs qui affectent le budget. Pour ce faire, vous devez utiliser des outils pour gérer les données, suivre les dépenses et les ressources, créer des rapports et effectuer des ajustements au budget en temps réel.

Lorsque l'exécution de ces tâches est un long processus, les données peuvent avoir déjà changé et vous ne pouvez pas documenter toutes les variations. Utilisez plutôt des solutions automatisées qui vous permettent de voir toutes les informations dont vous avez besoin en même temps et d'effectuer les ajustements et les rapports nécessaires.

Comment ProjectManager aide à contrôler les coûts

ProjectManager est une solution de gestion de projet basée sur le cloud qui vous permet de gérer chaque aspect de votre projet depuis n'importe quel endroit où vous travaillez. Le contrôle des coûts nécessite des données à jour et des rapports rapides afin de faire les estimations les plus précises. Lorsque vous ne pouvez pas accéder à ces informations et les mettre à jour en déplacement, le processus de contrôle des coûts est bloqué.

La gestion des ressources

Notre logiciel de gestion des ressources vous permet de suivre exactement comment les ressources sont utilisées, puis vous permet de créer des rapports et de repérer exactement où ces ressources pourraient être utilisées plus efficacement afin de réduire les dépenses.

Suivi des coûts en temps réel

ProjectManager vous donne le pouvoir d'afficher toutes les informations dont vous avez besoin sur un tableau de bord en temps réel qui reflète toutes les modifications du projet. Cela signifie repérer les variations avant qu'elles n'aient un impact négatif sur votre budget.

Le contrôle des coûts et des dépenses est un processus basé sur les données qui nécessite un logiciel de gestion de projet robuste pour digérer et distribuer les informations. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des outils, tels qu'un tableau de bord en temps réel, qui peuvent collecter, filtrer et partager vos résultats dans des graphiques et des tableaux scannables. Essayez-le aujourd'hui avec cet essai gratuit de 30 jours.