¿Qué es la contabilidad de proyectos? Principios, métodos y más
Publicado: 2022-08-23Para ceñirse al presupuesto de su proyecto, debe realizar un seguimiento de los costos. La contabilidad de proyectos, al igual que la contabilidad general, es un método mediante el cual los gerentes de proyectos pueden administrar las finanzas del proyecto.
La contabilidad de proyectos no es lo mismo que hacer el balance de su chequera o incluso buscar los servicios de un contador público certificado, ya que es exclusivo de la gestión de proyectos. Veamos qué es una cuenta de proyecto, así como sus principios y métodos.
¿Qué es la contabilidad de proyectos?
La contabilidad de proyectos se refiere a todos los elementos relacionados con las transacciones financieras de un proyecto. Esto incluye todo, desde los costos del proyecto, la facturación y los ingresos. Los gerentes de proyecto y los contadores usan la contabilidad de proyectos cuando ejecutan tareas financieras en proyectos. La gerencia recibe informes regulares sobre su progreso y si la contabilidad del proyecto es exitosa o no.
El uso de la contabilidad de proyectos es esencial en la gestión del presupuesto de un proyecto; los gerentes de proyecto lo usan para mantenerse actualizados sobre los costos directos, los costos generales y los ingresos del proyecto. Así como un gerente de proyecto supervisa el cronograma y el alcance del proyecto, también realiza un seguimiento de estas transacciones financieras para asegurarse de que estén dentro del presupuesto y realizar los ajustes necesarios para evitar gastos excesivos.
Para hacer esto, se debe crear un plan de contabilidad del proyecto durante la fase de planificación del proyecto. El plan describe todos los costos y programa cómo monitorear y rastrear esos costos durante la ejecución del proyecto, incluido el dinero gastado en recursos como el equipo del proyecto, el equipo y más.
Al crear un plan de proyecto, necesita herramientas de gestión de proyectos para organizar los costos relacionados con la entrega del producto o servicio a tiempo y dentro del presupuesto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo con diagramas de Gantt interactivos que lo ayudan a planificar cada paso de su proyecto en una línea de tiempo visual. Hay funciones para planificar y administrar costos y recursos, tanto humanos como no humanos. Establezca la línea de base para realizar un seguimiento de los costos planificados frente a los costos reales en tiempo real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?
La contabilidad de proyectos funciona creando un plan detallado de los costos de su proyecto y administrándolos a lo largo de la ejecución del proyecto para asegurarse de que está dentro del presupuesto. Esto se hace monitoreando los costos del proyecto y rastreando la variación entre los costos planificados y reales.
Se requiere documentación para registrar los costos del proyecto en los que se incurre a lo largo del proyecto. Como se indicó, el seguimiento de los gastos e ingresos reales del proyecto ayuda a compararlos con los costos que ha establecido en su plan, pero también observará los costos futuros de los cronogramas de entrega contratados y las fechas de finalización.
La contabilidad de proyectos incluye la documentación de la fecha en que se firman los acuerdos legales con un cliente, el seguimiento de los ingresos obtenidos de los acuerdos de venta y la identificación de los costos relacionados con cada fase del proyecto. En resumen, la contabilidad del proyecto sigue el dinero del plan del proyecto a través de la ejecución con documentación detallada y ajustes para ayudarlo a cumplir con su presupuesto.
Principios de contabilidad de proyectos
Como en cualquier método de gestión de proyectos, existen principios para ayudar a iniciar, planificar y establecer métricas para la contabilidad en proyectos, cómo ejecutar contratos, evitar el aumento del alcance y cerrar proyectos. Hay ocho principios principales de contabilidad de proyectos que hemos esbozado a continuación.
- Principio de costo: al registrar los costos del proyecto, use el valor original en lugar del valor de mercado pronosticado. Desea capturar el costo que gastó, no el costo potencial.
- Principio de coincidencia: los ingresos y los gastos deben coincidir con los costos apropiados a lo largo del tiempo. Cuando asigne los gastos incurridos durante la ejecución del proyecto, haga que sea el período del proyecto en el que el equipo haya incurrido en los gastos.
- Principio de consolidación: para que el costo general del proyecto sea consistente, agrupe cualquier proyecto relacionado. Logre esto a través de un proceso sistemático de determinación de ingresos y costos con otras partes para consolidar las actividades financieras del proyecto en una sola cuenta.
- Principio de divulgación completa: desea registrar todo lo que sea significativo en sus estados financieros para proporcionar transparencia en las finanzas de su proyecto. Esto ayuda a la rendición de cuentas con las partes interesadas del proyecto.
- Principio de prudencia: este principio requiere que indique la cantidad de ingresos y gastos que representa la mejor estimación de la cantidad de ingresos o costos que realmente podrían ocurrir durante el transcurso del proyecto.
- Principio de Responsabilidad: Asegúrese de reconocer todos los costos relacionados con las obligaciones futuras del proyecto. Esto puede incluir cualquier sanción contractual y daños y perjuicios asociados con el incumplimiento de un contrato. En otras palabras, usted es responsable de estos costos si incurren.
- Principio de control: debe aplicar procedimientos y procesos al monitorear las actividades financieras del proyecto para asegurarse de seguir las regulaciones. Esto permite a los gerentes realizar un seguimiento de los costos reales del proyecto y ajustar los eventos no recurrentes para ajustarse a su presupuesto.
- Principio de asignación de recursos: este principio establece que los recursos pueden asignarse a más de un proyecto. Los gerentes de proyecto pueden asignar la misma cantidad de recursos a diferentes proyectos si hay un beneficio financiero y poco riesgo involucrado en lugar de continuar reasignando dinero a lo largo del tiempo en proyectos.
Contabilidad de proyectos frente a contabilidad financiera
La contabilidad de proyectos y la contabilidad financiera más general comparten muchas cosas en común, pero no son lo mismo. Sí, ambos se ocupan de costos y gastos, pero el contexto y la ejecución difieren lo suficiente como para que valga la pena explorar algunas de esas diferencias.
Para empezar, hay un calendario diferente para la contabilidad de proyectos y la contabilidad financiera. La contabilidad de proyectos se ocupa de un proyecto, que tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esto significa que el trabajo de contabilidad termina cuando se completa el proyecto. La contabilidad financiera funciona en períodos a lo largo del año financiero, que es diferente entre las empresas.
El reportaje también es diferente. En la contabilidad de proyectos, los informes se basan en los entregables. La contabilidad financiera también tiene informes, solo que analizan otros aspectos de la gestión de una empresa. Están más preocupados por las pérdidas y ganancias, que no se relacionan con la contabilidad de proyectos.
También hay jerarquías de costos que divergen. Por ejemplo, las jerarquías de costos de contabilidad de proyectos se basan en tareas y proyectos, mientras que las jerarquías de contabilidad financiera se basan en departamentos y centros de costos.
El análisis comparativo es difícil de hacer en proyectos pero fácil en contabilidad financiera. De hecho, los niveles de comprensión también son diferentes. Las partes interesadas y los patrocinadores de los proyectos a menudo no entienden cómo se gasta el dinero en los proyectos, pero los prestamistas tienen claros los principios de contabilidad financiera.
Métodos de reconocimiento de ingresos de contabilidad de proyectos
El reconocimiento de ingresos en la contabilidad de proyectos se basa en cuándo debe pagar un cliente, ya sea por adelantado, en medio del proyecto o cuando se completa el entregable final. El reconocimiento de ingresos solo cuenta los ingresos una vez que se ha ganado el dinero. Hay varios métodos de reconocimiento de ingresos de contabilidad de proyectos, los más comunes se enumeran a continuación.
Base de ventas
Este método reconoce los ingresos una vez realizada la venta. Es decir, en el momento de la compra reconoces tus ingresos. Esto se puede hacer con dinero en efectivo o crédito en la entrega de bienes o servicios. Esto es común en las tiendas minoristas, pero también se puede aplicar a los entregables del proyecto.
Entrega
El plan de cuotas es familiar para cualquiera que tenga una hipoteca o haya comprado maquinaria grande y la haya pagado durante un período de tiempo. Existe un riesgo involucrado ya que no es seguro que el pago se entregue regularmente. Este método significa que reconoce los ingresos a medida que se entregan como un porcentaje de los ingresos totales. Esto podría ser durante un período de meses o incluso años.
Porcentaje de avance
Este método se usa a menudo con proyectos grandes o de largo plazo. Permite que una empresa reconozca los ingresos por hitos que indican el progreso en el proyecto. Los contratos para este método se detallan para dejar claro cuándo se lleva a cabo el reconocimiento de ingresos. Esto le permite reconocer los ingresos a medida que ingresan en lugar de esperar hasta el final de un proyecto largo.
Contrato completado
Aquí, obtiene ingresos después de que todo se ha entregado y las partes interesadas o los clientes están satisfechos. Esto se encuentra principalmente con proyectos a corto plazo o cuando se trata de una garantía extendida. También puede terminar como un método predeterminado cuando otros, como el método de porcentaje de finalización, fallan debido a la falta de claridad.
Recuperabilidad de costos
Cuando no puede estimar el costo de los bienes y servicios en el contrato, se llama recuperación de costos. Un enfoque más conservador para el reconocimiento de ingresos solo da frutos después de que haya vuelto a acoplar todos los costos asociados con el proyecto.
El papel del contador de proyectos
La contabilidad del proyecto generalmente la realiza el gerente del proyecto y el contador del proyecto, según el tamaño del proyecto y la organización que lo alberga. Los contadores del proyecto son responsables de monitorear el proceso del proyecto, rastrear las variaciones y aprobar los gastos.
Los contadores de proyectos también se aseguran de que la facturación del proyecto se realice correctamente y se entregue a los clientes, así como de que se reciban los pagos. Suelen estar a cargo de los informes del proyecto y mantener todos los ingresos y gastos relevantes para el proyecto, al tiempo que supervisan los registros y contratos del proyecto para garantizar que se cumplan.
Además, los contadores de proyectos revisan los procesos de gestión de cuentas y trabajan con auditores. Es responsabilidad del contador del proyecto desarrollar sistemas financieros con el equipo de TI para que sean más fáciles de usar.
Beneficios de la contabilidad de proyectos
La importancia de la contabilidad de proyectos es clara; el costo es un tercio de la triple restricción y administrar esas finanzas es clave para entregar un proyecto exitoso. Saber cuánto estás gastando te ayudará a mantenerte dentro de tu presupuesto, por lo tanto, comprender el flujo de trabajo de tus costos es crucial para controlarlos. Estos son algunos otros beneficios de la contabilidad de proyectos.
- Obtenga información sobre los costos, las ofertas y el alcance de los nuevos proyectos
- Mejora la gestión de recursos.
- Manténgase actualizado sobre el progreso y la rentabilidad del proyecto
- Ayuda a identificar problemas con los proyectos para responder rápidamente
- Educa al equipo del proyecto sobre el costo y la rentabilidad del proyecto.
- Mejora la gestión financiera de la organización.
- Reduce el riesgo y mejora la gestión general del proyecto
Cómo ayuda ProjectManager con la contabilidad de proyectos
Los beneficios de la contabilidad de proyectos son claros, pero muchos no se pueden lograr sin las herramientas adecuadas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos que captura datos en tiempo real para una toma de decisiones más perspicaz. Organice costos y recursos y supervíselos en tiempo real para administrar mejor su presupuesto y brindar éxito a sus partes interesadas.
Optimice el pago y controle el tiempo
Utilice nuestras hojas de tiempo para ayudarlo a administrar sus recursos. Una vez que se envía una hoja de tiempo, se bloquea hasta que un administrador autorizado pueda dar su aprobación. También realiza un seguimiento de quién está trabajando en qué y muestra las tareas pendientes y la carga de trabajo general. Puede ver quién está ocupado y quién tiene la capacidad para realizar más tareas, todo lo cual es importante para la planificación de la capacidad y el seguimiento de gastos.
Obtenga una vista de alto nivel de los costos y más
Si bien las herramientas de software livianas requieren una configuración manual del tablero, la nuestra está lista para usar cuando usted lo esté. Captura y calcula automáticamente los datos del proyecto que se muestran en gráficos y cuadros coloridos. Puede realizar un seguimiento de los costos en tiempo real junto con otras cinco métricas del proyecto. Para obtener datos más detallados, utilice nuestros informes de un solo clic sobre hojas de tiempo, costos y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver y se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.
ProjectManager le permite hacer un plan de administración de costos, organizar tareas, recursos y más. Puede establecer su presupuesto y realizar un seguimiento en tiempo real, creando informes detallados para ayudarlo a cumplir con el cronograma y el presupuesto. Todas las necesidades de contabilidad de su proyecto están integradas en nuestra gran cantidad de funciones que lo ayudan a planificar, monitorear e informar sobre cada aspecto de su proyecto. Tenga en cuenta su proyecto con la única herramienta de gestión de proyectos que necesitará.
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