Estructura organizativa matricial: una guía rápida

Si necesita administrar varios proyectos, se recomienda contar con una estructura organizativa matricial . Los proyectos tienen muchas actividades, desde la planificación de recursos hasta la gestión de tareas y todo lo demás. Por lo tanto, esa estructura organizativa no debe ser rígida, sino flexible y eficiente.

Cada organización está estructurada de alguna manera, y esa estructura está determinada por sus metas comerciales y los objetivos del proyecto. La forma en que estructura las áreas funcionales de una organización ofrecerá un estándar para los procedimientos y rutinas operativos. También determinará qué hacen los miembros de su equipo y qué herramientas de gestión de proyectos son las mejores para el trabajo en cuestión.

Las estructuras organizativas matriciales se utilizan a menudo en la gestión de proyectos porque se refieren tanto al producto del proyecto como a la función de la dirección que lo produce. Echemos un vistazo más de cerca a este tipo de estructura organizativa para determinar sus ventajas y desventajas en la gestión de proyectos.

¿Qué es una estructura organizativa matricial?

Una estructura organizativa matricial es una combinación de dos o más tipos de estructuras organizativas. La organización matricial es la estructura que une estas otras estructuras organizativas para darles equilibrio.

Por lo general, hay dos cadenas de mando, donde los miembros del equipo del proyecto tienen dos jefes o gerentes, un gerente funcional y un gerente de proyecto. Estos roles son fluidos y no fijos, ya que la estructura jerárquica entre estos dos tipos de gerentes no está definida organizacionalmente.

Esta matriz de dos jefes empleará lo mejor de los organigramas y estilos de gestión para fortalecer las fortalezas y compensar las debilidades. De esta manera, si una organización está trabajando en la producción de dos productos o servicios al mismo tiempo, puede organizar ambos y usar esa dualidad a su favor a través de la estructura organizacional matricial.

La gestión de varios proyectos requiere un software de gestión de proyectos sólido. ProjectManager tiene una sección de descripción general que incluye hojas de ruta de cartera. Esta vista de diagrama de Gantt le permite ver todos los proyectos de su cartera en una sola página para crear una mejor estrategia de planificación de recursos. Organícese mejor hoy probando nuestra herramienta de forma gratuita.

¿Cómo funciona una estructura organizativa matricial?

Una estructura matricial es algo más que superponer un organigrama encima de otro. El uso de organizaciones matriciales requiere una planificación cuidadosa y herramientas de colaboración en equipo.

Las estructuras matriciales funcionan fomentando la colaboración entre equipos y la planificación de recursos compartidos en todos los proyectos. En pocas palabras, una estructura de organización matricial reorganiza las empresas para maximizar su productividad y utiliza dos cadenas de mando para hacerlas más dinámicas.

Pros y contras de una estructura organizativa matricial

Una estructura organizativa matricial no es una solución única para todos. Hay ventajas y desventajas que deben entenderse para saber si es el adecuado para la organización. Además, hay tres tipos de estructuras matriciales que deberá conocer antes de tomar una decisión. Pero antes de que aprendamos sobre esos tipos, estas son las principales ventajas y desventajas de usar una estructura matricial.

ventajas

Una estructura organizacional matricial puede beneficiar a su empresa porque:

• Permite compartir recursos calificados entre unidades funcionales y proyectos, lo que facilita la planificación de recursos.
• Fomenta mejores comunicaciones multifuncionales, lo que mejora la colaboración en equipo y crea una organización más dinámica.
• Ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos a un ritmo más rápido, gracias a un mayor uso de los recursos materiales y humanos.
• Esta estructura es excelente para los empleados que buscan ampliar su experiencia y sus habilidades. Los pone en un ambiente que facilita el aprendizaje y les da la oportunidad de crecer profesionalmente.

Contras

Como de costumbre, también hay algunas desventajas asociadas con el uso de estructuras organizativas matriciales:

• Puede haber cierta confusión sobre la estructura jerárquica de la organización cuando un miembro del equipo está sujeto a dos gerentes y puede ser difícil lograr un equilibrio de poder entre ellos. Eso también puede crear un conflicto innecesario.
• Los recursos limitados pueden convertirse en un problema si los gerentes no se comunican durante el proceso de planificación de recursos.
• Hay muchos gerentes en un organigrama matricial, lo cual no es del agrado de todos. Y tener más personas en puestos gerenciales afecta los costos de la empresa.
• Los miembros del equipo pueden sentir la tensión de trabajar en una estructura organizativa matricial, ya que su carga de trabajo puede ser pesada.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a trabajar mejor en conjunto al brindar transparencia a su estructura organizativa matricial. ProjectManager tiene tableros kanban, calendarios de gestión de proyectos y diagramas de Gantt que muestran a los gerentes el flujo de trabajo de su equipo sin interponerse en su camino. Pueden ver dónde habrá posibles bloqueos en la producción y, por lo tanto, asignar recursos para mantener los canales abiertos. Otras funciones de administración de recursos, como un gráfico de carga de trabajo, mantienen las tareas del equipo equilibradas.

Tipos de estructuras organizativas matriciales

La principal diferencia entre estos tipos de estructura matricial es el equilibrio de poder entre el director funcional y el director del proyecto. Veamos en qué se diferencian.

Organización matricial débil

En una organización matricial débil, el gerente funcional supervisa todas las áreas de gestión del proyecto y es la máxima autoridad en el proceso de toma de decisiones a lo largo del proyecto. El director del proyecto, por otro lado, tiene una autoridad mucho menor y tiene que responder ante el director funcional.

Organización matricial equilibrada

En este tipo de estructura matricial, el director del proyecto tiene más autoridad que en una organización matricial débil. El gerente funcional aún actúa como la principal autoridad gerencial en el proceso de toma de decisiones.

Organización matricial fuerte

En una organización matricial fuerte, el director del proyecto tiene igual o más poder que el director funcional. El director del proyecto tiene control sobre la planificación de recursos y la gestión de tareas.

ProjectManager puede ayudarlo a ejecutar una estructura organizativa matricial

Dada la complejidad de una estructura organizativa matricial, es fundamental contar con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas para garantizar que los miembros del equipo reciban sus tareas de manera clara y ordenada. Dos jefes pueden crear un lío, por lo que es esencial tener toda la comunicación del proyecto alojada en un solo software.

ProjectManager tiene una sección "Mi trabajo" que permite a los miembros del equipo ver todas sus tareas en un solo lugar, independientemente de si se las asignó un gerente funcional o de proyecto. Esto les permite administrar su flujo de trabajo de manera más eficiente, marcando su progreso y agregando comentarios en el camino para los gerentes. También pueden trabajar en tareas por proyectos si quieren permanecer en una mentalidad antes de pasar a otro proyecto.

Para los gerentes funcionales y de proyectos, las herramientas de informes en ProjectManager pueden ser esenciales. Con un panel de control de proyectos en tiempo real y funciones avanzadas de generación de informes, la gerencia siempre puede mantenerse al tanto de lo que sucede. Con ProjectManager, puede hacer un informe de proyecto con solo un clic. Nuestros informes incluyen informes de estado, informes de tareas, informes de variación, informes de disponibilidad y más. Este es un software de gestión de proyectos integral que se adapta a todos en la organización.

Cuando se trata de múltiples proyectos, una estructura organizativa matricial puede brindarle una ventaja, pero solo si usted y su equipo están equipados con herramientas poderosas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que está diseñado para gestionar proyectos de todos los tamaños y niveles de complejidad. Sus datos en tiempo real mantienen actualizados a los gerentes y brindan a los equipos de proyectos una plataforma colaborativa. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.