11 herramientas de comunicación corporativa para impulsar el rendimiento del equipo

Las herramientas de comunicación son decisivas para las empresas modernas

Porque cada plazo incumplido, cuello de botella y malentendido menor se filtran y afectan la productividad de su equipo.

Pero cuanto más grande es su empresa, más rápido estos problemas tienden a salirse de control.

Es por eso que las herramientas de comunicación empresarial dedicadas se han convertido en un elemento básico de los equipos en persona, remotos e híbridos por igual.

¿El problema? No hay escasez de software por ahí. Combine eso con el hecho de que incorporar a su equipo a nuevas herramientas no es poca cosa. Esto es especialmente cierto para las empresas.

Si no sabe por dónde empezar, lo tenemos cubierto en nuestra guía completa de comunicaciones corporativas.

¿Qué son las comunicaciones corporativas, de todos modos?

Las comunicaciones corporativas se refieren a cómo las partes interesadas en el negocio interactúan con colegas (internos) y clientes (externos). Desde actualizaciones y expectativas hasta mensajes y resultados, las empresas priorizan las comunicaciones por el bien de la organización, la productividad y la responsabilidad.

Y así, las herramientas de comunicación corporativa representan el software y las aplicaciones que las partes interesadas utilizan para gestionar las interacciones anteriores.

Estas herramientas se pueden clasificar en dos grupos en función de sus respectivas audiencias: interna y externa.

Herramientas de comunicación corporativa interna vs. externa

Las comunicaciones internas cubren las interacciones que ocurren entre las partes interesadas dentro de una organización. Esto incluye empleados, personas de nivel C y otros colaboradores internos (piense: autónomos o contratistas).

Para gestionar estas relaciones y mantener actualizadas a las partes interesadas, las empresas pueden utilizar:

• Herramientas de gestión de proyectos
• Herramientas de chat de equipo
• Herramientas de videoconferencia
• Intranet de la empresa o herramientas wiki

Por otro lado, las herramientas de comunicación externa se utilizan para enviar mensajes clave a clientes, suscriptores o socios. Estas herramientas pueden incluir:

• Herramientas de marketing (piense: social, CRM, correo electrónico)
• Herramientas de comunicación con el cliente (piense: chat en vivo o software de mesa de ayuda)
• PR y herramientas de medios

No existe un enfoque único para todos a la hora de adoptar herramientas de comunicación. Dicho esto, una combinación de herramientas internas y externas es clave para mantener informados a todos los involucrados en su negocio.

Por qué las herramientas de comunicación empresarial son tan importantes

Invertir en comunicaciones digitales dedicadas debería ser una cuestión de "cuándo" y no de "si" para empresas de todas las formas y tamaños.

Empresa. pymes. Solo. Tu dilo.

Considere los beneficios bien documentados de la comunicación optimizada a continuación:

• Fomente la colaboración significativa entre su equipo. Cuando las tareas y los objetivos de los equipos están alineados, crean mejores resultados comerciales. Hay una razón por la cual la comunicación efectiva y las tasas más altas de compromiso de los empleados van de la mano.
• Empoderar a las personas para que sean más productivas. Investigaciones recientes de Teamwork señalan que las personas son hasta un 25 % más productivas cuando tienen acceso rápido a los entregables, los requisitos y otra información crítica del proyecto. Con las herramientas de comunicación empresarial adecuadas, puede consolidar todo lo anterior en un solo lugar.
• Crear una cultura empresarial más conectada . Algo para reflexionar: solo el 7% de los trabajadores siente que la comunicación es "precisa, abierta y oportuna" en el trabajo. Esto indica la necesidad de que las empresas realmente pongan sus comunicaciones corporativas bajo el microscopio por el bien no solo de la productividad sino también del bienestar de sus trabajadores.

Además, tenga en cuenta que la eficiencia de las comunicaciones internas tiene un impacto directo en la forma en que se comunica con los clientes.

Por ejemplo, considere cómo los mensajes de marketing y las creatividades para campañas requieren múltiples pasos, partes interesadas y aprobaciones.

Cuando un departamento está en la misma página y es capaz de comunicarse de manera efectiva, es más probable que sus mensajes a las partes interesadas externas resuenen.

11 herramientas de comunicación corporativa para probar

A continuación se muestra nuestro desglose de las mejores herramientas de comunicación, todas probadas para unir a las empresas y ayudar a los trabajadores a comunicarse mejor.

Por supuesto, ninguna empresa necesariamente necesita todo lo que está en esta lista. Dicho esto, las herramientas internas y externas aquí pueden resaltar áreas donde las comunicaciones de su empresa podrían necesitar un ajuste.

Herramientas de comunicación interna

Desarrollar una estrategia de comunicaciones internas es imprescindible, especialmente para equipos remotos y distribuidos. Comencemos por buscar herramientas para ayudar a su equipo internamente.

1. Asanas

Especialmente dado el auge de los equipos remotos, las herramientas de gestión de proyectos son imprescindibles para las empresas grandes y pequeñas.

Herramientas como Asana brindan a las empresas un lugar unificado para planificar y realizar un seguimiento del progreso de cualquier proyecto. Desde tareas y listas de pendientes hasta cronogramas completos de proyectos y calendarios de departamentos, Asana facilita el seguimiento de todo con:

• Múltiples vistas de proyectos (incluidos tableros Kanban, listas y calendarios) que brindan un pulso constante sobre el progreso de una tarea
• La capacidad de asignar roles y permisos para colaboradores (incluidos empleados de nivel inicial, contratistas y nivel C) para mantener los flujos de trabajo estructurados
• Actualizaciones y notificaciones automáticas para mantener un pulso constante en el progreso de la tarea

2. Holgura

Es difícil encontrar un equipo que no use Slack (o una herramienta de chat de equipo similar) para mantenerse conectado.

Con Slack, puede organizar las comunicaciones de su equipo en canales de toda la empresa, específicos del departamento o específicos de la función. Esto permite una comunicación inmediata y oportuna que no interrumpe totalmente a los trabajadores ni provoca reuniones innecesarias. Podría decirse que el mayor punto de venta de Slack es su facilidad de uso y sus infinitas integraciones (incluidas muchas de las herramientas de esta lista).

3. Trabajo en equipo

Teamwork, una solución de gestión de proyectos que es casi un híbrido de las dos herramientas anteriores, se distingue por su capacidad para realizar un seguimiento de los datos granulares del proyecto, además de las actualizaciones y la mensajería. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de las contribuciones individuales a cualquier tarea determinada, así como del tiempo dedicado a las tareas de todo el equipo.

El trabajo en equipo responde "lo que se ha hecho, lo que debe hacerse y lo que sigue" en un solo lugar. Las funciones de seguimiento de proyectos de la plataforma representan un gran ahorro de tiempo y crean menos idas y venidas entre los colaboradores.

4. Confluencia

Desde documentos y políticas internas hasta páginas de referencia y wikis, Confluence representa una especie de "base de operaciones" para que los equipos se refieran.

La plataforma sirve como una herramienta de gestión de proyectos por derecho propio, pero también proporciona a los equipos una pizarra digital para intercambiar ideas y tomar notas según sea necesario. Las funciones de Confluence son otro ejemplo más de cómo puede consolidar las comunicaciones corporativas en lugar de saltar entre múltiples aplicaciones, bandejas de entrada o unidades internas.

5. Bambú de Sprout

La defensa de los empleados está de moda en este momento. Bambu empodera a sus compañeros de equipo internamente para ganar el máximo en mensajes de marketing externos.

Por ejemplo, Bambu facilita la promoción de los anuncios más importantes de su marca y las últimas publicaciones de blog. En lugar de crear actualizaciones o subtítulos individuales, la plataforma proporciona plantillas, inspiración y opciones creativas para impulsar los mensajes de sus publicaciones sociales de la manera más atractiva posible.

6. Teclado

Dialpad representa una solución todo en uno de videoconferencia, chat y teléfono que es ideal para equipos distribuidos.

Tal vez la más "corporativa" de nuestras comunicaciones corporativas debido a su clientela empresarial, Dialpad cuenta con una serie de funciones para mejorar las comunicaciones del equipo. Esto incluye herramientas de IA como análisis de sentimiento de llamadas, notas automáticas para abordar objeciones de ventas y transcripciones automáticas de llamadas.

Herramientas de comunicación externa

Para la segunda mitad de nuestro desglose, veremos las herramientas externas que podría considerar como parte de su pila de tecnología de marketing.

7. Socialización de brotes

¡Aquí no hay sorpresas! Sprout Social es una poderosa herramienta todo en uno para simplificar las comunicaciones internas y externas relacionadas con las redes sociales.

¿Cómo es eso? Para empezar, permitimos que los equipos consoliden todos sus mensajes y notificaciones sociales en un solo lugar. Esto no solo significa menos saltos entre plataformas, sino que también permite a los equipos responder más rápido a más mensajes a través de funciones de colaboración. La capacidad de combinar sus bandejas de entrada es un gran ahorro de tiempo y también le brinda una visión más completa de las comunicaciones de sus clientes.

Más allá de eso, Sprout también sirve como base de operaciones para todo su contenido social externo.

Actualizaciones y anuncios. Vídeos e imágenes. Historias, carretes y todo lo demás.

Con Sprout, puede programar y optimizar su contenido en múltiples redes sociales a la vez. Tener todos sus activos y actualizaciones de redes sociales en una sola plataforma le permite maximizar su alcance y hacer llegar su mensaje a las audiencias apropiadas más rápido.

¡Y no nos detenemos ahí!

A continuación se presentan algunas formas más en las que puede usar Sprout como una herramienta de comunicaciones corporativas:

• Desarrollar y poner en marcha su plan de crisis de redes sociales
• Escuchar conversaciones sociales cruciales y gritos para descubrir oportunidades para intervenir o responder preguntas de los clientes.
• Fomentar la colaboración entre equipos y las comunicaciones unificadas entre todo su departamento de marketing (incluido el marketing social, de diseño y de contenido)

8. SendinBlue

Si bien las tendencias en marketing van y vienen, el correo electrónico sigue siendo un elemento básico de las comunicaciones externas.

Boletines. Mensajes de bienvenida. Campañas de recuperación. La lista continua.

Las plataformas como SendinBlue son escalables y facilitan la configuración de flujos de trabajo automatizados para cualquier campaña que se te ocurra. La capacidad de evaluar las métricas de compromiso y ajustar sus campañas a lo largo del tiempo significa que puede maximizar la atención de sus mensajes de marketing.

9. HubSpot

El conjunto de herramientas de comunicaciones corporativas de HubSpot incluye un sólido CRM, una plataforma de marketing por correo electrónico y un CMS todo en uno.

Tener todo lo anterior en una plataforma brinda a los especialistas en marketing la oportunidad de tener una comprensión más completa de sus clientes y sus necesidades.

Por ejemplo, ¿con qué contenido interactúan más nuestros clientes potenciales? ¿Cuál es nuestra objeción de ventas más común? ¿Cuál de nuestras campañas genera la mayor cantidad de ingresos directos?

Con HubSpot, tienes una visión holística de tus canales de marketing y, del mismo modo, de lo que motiva a tus clientes.

10. Rejilla para estiércol

Las relaciones públicas y las relaciones con blogueros, periodistas y medios de comunicación son clave para las empresas que buscan obtener la exposición que tanto necesitan.

Herramientas como Muck Rack hacen que el proceso de encontrar objetivos de alcance relevantes y presentarlos sea más rápido. Al proporcionar acceso instantáneo a miles de periodistas, la plataforma le permite realizar un seguimiento del progreso de sus campañas de lanzamiento y automatizar el proceso de realizar seguimientos según sea necesario.

11. Taquigrafía

Shorthand es una herramienta autoproclamada de "narración de desplazamiento" que permite a los usuarios crear experiencias digitales (como sitios web y páginas de destino) para compartir con los clientes. La herramienta cuenta con una variedad de funciones de colaboración en equipo que facilita que los escritores, diseñadores y otros especialistas en marketing se reúnan para crear las historias más convincentes posibles.

A continuación se muestra una instantánea de cómo funciona la plataforma:

Cómo elegir tus herramientas de comunicación corporativa

Lo entendemos: elegir entre herramientas puede ser difícil.

Esto es especialmente cierto si está buscando una solución empresarial.

Para concluir, revisemos algunos detalles clave que lo ayudarán a tomar una decisión más rápido.

Sea consciente de su presupuesto

No hay que pensarlo, ¿verdad? La mayoría de las herramientas SaaS requieren precios negociados para equipos más grandes. De todos modos, intente elegir soluciones que sean razonables para escalar y que no impliquen precios basados ​​en el uso.

La incorporación debería ser muy fácil

Idealmente, debería poder adoptar e implementar herramientas de comunicación corporativa en todo su equipo lo antes posible. Muchas herramientas hacen todo lo posible para educar y capacitar a los equipos cuando se trata de la incorporación. Algunos básicamente te tomarán de la mano durante el proceso para que sea menos desalentador.

Por ejemplo, Asana tiene un montón de recursos, guías y videos para ayudar a los equipos a comenzar.

No adivine la seguridad

La seguridad importa para cualquier pieza de software y las herramientas de comunicación de su empresa no son diferentes. Las infracciones potenciales o la pérdida de datos no son una opción cuando se trata de materiales confidenciales de la empresa.

Por ejemplo, muchas empresas usaron Zoom por defecto durante la pandemia. Sin embargo, las preocupaciones constantes sobre la privacidad resaltan cómo elegir una herramienta antes de comparar precios puede resultar en dolores de cabeza en el futuro.

Vuelva a verificar las integraciones con su software actual

Como se señaló anteriormente, cualquier cosa que pueda hacer para consolidar las herramientas y las comunicaciones es una ventaja. La mayoría de las principales herramientas de comunicación se conectan entre sí para ayudar a aumentar la productividad y reducir las notificaciones de spam.

A continuación se muestra una instantánea de dos de las integraciones más populares de Sprout para comunicaciones internas y externas.

Asegúrese de que sus herramientas de comunicación tengan un historial

¡En caso de duda, lea las reseñas! Aunque no hay nada de malo en probar nuevas herramientas, recomendamos ceñirse a una plataforma de comunicaciones más "probada".

Los sitios de revisión como G2 pueden resaltar qué aplicaciones tienen usuarios a largo plazo y los clientes más satisfechos. Las percepciones de los compradores también pueden desglosar características o inquietudes específicas que podrían ser relevantes para su equipo.

¿Qué herramientas de comunicación corporativa utiliza?

Si desea que sus equipos se comuniquen de manera más efectiva, comience con su pila tecnológica.

Cualquier combinación de las herramientas anteriores es un sólido punto de partida para construir un negocio más conectado y alineado. Hacerlo no solo facilita la vida de sus trabajadores, sino que también empodera a su equipo para enviar el mensaje correcto a sus clientes.

Si aún no lo ha hecho, asegúrese de consultar nuestra guía para mejorar sus habilidades de comunicación corporativa para hacer exactamente eso.