Was ist Vertragsverwaltung? Schlüsselpraktiken und Prozesse

Wenn Sie schon einmal an einem Großprojekt – insbesondere einem Bauprojekt – gearbeitet haben, sind Sie mit dem Konzept der Vertragsverwaltung vertraut. Ein Arbeitgeber beauftragt einen Auftragnehmer mit der Ausführung von Arbeiten. Die beiden Parteien vereinbaren, was die Arbeit sein wird, wie lange sie dauern wird und wie viel sie wert ist. Diese Details werden in einem offiziellen Dokument umrissen und verfestigt; ein Vertrag.

Aber was genau gehört zur Erstellung dieser Dokumente? Einen Vertrag aufzusetzen ist nicht so einfach, wie zwei Parteien zusammensitzen und sich unterhalten. Die Vertragsverwaltung erfordert genauso viel Aufmerksamkeit und Sorgfalt wie jeder andere Aspekt der Arbeit.

Was ist Vertragsverwaltung?

Die Vertragsverwaltung ist der Prozess der Erstellung eines Vertrags zwischen Arbeitgeber und Auftragnehmer. Der Prozess endet, wenn der Vertrag vereinbart ist und alle die gepunktete Linie unterschrieben haben. Diese Dokumente werden erstellt, um beide Seiten der Vereinbarung zu schützen, falls etwas schief geht oder geändert werden muss.

Dies sind der Anfangs- und der Endpunkt der Vertragsverwaltung, aber dazwischen gibt es viel zu tun, wie z. B. Planung, Schätzung und Vertragsausschreibung. Der erste Schritt besteht darin, die Wünsche und Bedürfnisse jeder Partei zu verstehen. Dies ist keine einfache Aufgabe und erfordert Zeit und Mühe. Dann bringt der Vertragsverwalter diese Wünsche, Bedürfnisse, Erwartungen usw. in eine schriftliche Form, die leicht verständlich ist und auf die zurückgegriffen werden kann.

Die Vertragsverwaltung kann ein langwieriger Prozess sein, insbesondere wenn Arbeitgeber und Auftragnehmer zum ersten Mal zusammenarbeiten. Es kann auch verlängert werden, da der Projektierungsprozess möglicherweise Änderungen des Vertrages erforderlich macht. Alle diese Änderungen und Optimierungen sowie erste Verhandlungen, Besprechungen und mehr fallen unter das Dach der Vertragsverwaltung.

Was ist ein Vertragsadministrator?

Ein Vertragsverwalter ist in der Regel ein Dritter mit umfassenden Kenntnissen in den Bereichen Unternehmensfinanzierung und Vertragsrecht. Ein Kunde oder jemand aus dem Team des Kunden kann manchmal als Vertragsverwalter fungieren, dies wird jedoch nicht empfohlen. In diesem Fall kann die Vertragsverwaltung schnell einseitig und voreingenommen werden. Dies kann zu Feindseligkeiten zwischen dem Eigentümer und dem Bauherrn führen.

Vertragsverwalter werden eingestellt, um als „Vermittler“ für Projektinhaber, Auftragnehmer oder Subunternehmer zu fungieren, um deren Erwartungen zu vertreten und zu kommunizieren. Diese Personen bestimmen die besten Wege, um beide Parteien glücklich zu machen, und verhandeln bei Bedarf sogar für jede Partei.

Die Aufgaben eines Vertragsverwalters variieren je nach Vertrag und Art des Bauvorhabens. Jeder Vertrag hat eine einzigartige Reihe von Anforderungen. Der beständige Faktor ist die klare Definition der Vertragsbedingungen und die Sicherstellung der Kommunikation und guten Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Auftragnehmer.

Was ist die Rolle des Vertragsverwalters?

Stellen Sie sich den Vertragsverwalter als unvoreingenommenen Vermittler vor. Während ein Vertrag erstellt wird, kann es zu Fehlern, Streitigkeiten und Missverständnissen kommen. Es ist die Aufgabe des Vertragsverwalters, das Geschehen zu überwachen und die bestmögliche Version des Vertrags zu erstellen.

Ein Vertragsverwalter ist in vielerlei Hinsicht wie der Berater eines Paares. Es muss nicht unbedingt ein Problem vorliegen, damit das Paar von einer Beratung profitieren kann. Aber in den meisten Fällen gehen Arbeitgeber und Auftragnehmer bei Bedingungen, Beschaffung, Preisen und anderen Dingen hin und her, bis beide Parteien zufrieden sind. Wenn Sie jemanden haben, der sich um diese Diskussionen kümmert, läuft der Prozess reibungsloser ab.

Einige Beispiele für Faktoren, für die ein Vertragsadministrator verantwortlich sein wird, sind:

• Umgang mit Streitigkeiten
• Bereitstellung von Vertragsaktualisierungen
• Koordination mit verschiedenen Abteilungen, wie z. B. der Rechtsabteilung
• Faire, unparteiische Entscheidungen treffen
• Risiken analysieren
• Qualitätsstandards setzen
• Erwartungen kommunizieren
• Besprechungen festlegen

Ein Vertragsverwalter ist da, um das Leben einfacher zu machen, ein stärkeres Dokument zu erstellen und eine starke Beziehung zwischen Arbeitgeber und Auftragnehmer zu initiieren. Dieser Vertrag kann das Projekt als Ganzes beeinflussen oder zerstören. Fehlkommunikation und Missverständnisse sind die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten, und ein guter Vertragsverwalter kann dies verhindern.

Vertragsverwaltung vs. Vertragsmanagement

Vertragsverwaltung wird häufig mit Vertragsmanagement verwechselt, aber die beiden sind nicht synonym. Die Vertragsverwaltung ist ein Prozess, der nur vor Vertragsabschluss stattfindet. Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, beginnt das Vertragsmanagement.

Ein Vertragsadministrator ist dafür verantwortlich, dass beide Parteien mit dem gemeinsam erstellten Vertrag zufrieden sind. Ein Vertragsmanager hingegen kümmert sich während des Projekts selbst um Verträge. Dies geschieht in Form der Beantwortung von Fragen, der Durchführung von Veränderungen und der Schlichtung von Konflikten. Diese beiden Rollen erfordern unterschiedliche Fähigkeiten und sind daher zwei unterschiedliche Rollen.

Best Practices für die Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung sieht von Projekt zu Projekt anders aus, da jeder Vertrag unterschiedliche Bedingungen, Vereinbarungen, Ziele usw. hat. Dennoch gibt es einige Grundregeln, die für alle Arten der Vertragsverwaltung gelten:

• Machen Sie sich mit dem Projekt vertraut: Um den Vertrag verwalten zu können, muss der Vertragsverwalter ihn im Kontext des Projekts verstehen. Auf diese Weise sind sie in der Lage, Fragen zu beantworten, die auf ihrer Seite aufkommen können, und ihre Strategien je nach Art, Größe usw. des Projekts anzupassen. Sie sind auch besser gerüstet, um Fragen von beiden Vertragsparteien zu beantworten.
• Bereiten Sie sich auf unerwartete Ergebnisse vor: Es gibt einige zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen, die ein Vertragsadministrator treffen kann, um einen Schritt voraus zu sein. Ein Konstruktverwalter sollte sich auf eine Situation vorbereiten, in der ein Arbeitgeber oder Auftragnehmer wesentliche Änderungen an einem Vertrag vornehmen möchte. Wenn und falls dies geschieht, verfügt ein Vertragsverwalter im Idealfall bereits über eine Risikoreaktion, um fortzufahren.
• Bleiben Sie objektiv: Im Allgemeinen ist der Vertragsverwalter ein Dritter, sodass er völlig neutral bleiben kann, aber es gibt Fälle, in denen er Teil des Kunden- oder Käuferteams ist. Wenn dies der Fall ist, muss der Vertragsverwalter zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um absolut objektiv zu bleiben.

Wie ProjectManager bei der Vertragsverwaltung hilft

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, die alles organisiert, was mit Ihrem Projekt zu tun hat, von Verträgen mit Anbietern und Auftragnehmern bis hin zu Projektplänen und Berichten. Mit unserer leistungsstarken Software werden Bauprojekte und die Vertragsverwaltung deutlich erleichtert.

Akten lagern

ProjectManager macht es einfach, alle Ihre wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort hochzuladen. Dies umfasst Ihren Vertrag in all seinen Phasen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Registerkarten und Fenstern wechseln müssen, um auf wichtige Dokumente und Korrespondenzen zurückzugreifen. Nachdem Sie Ihre Dokumente in unser Tool hochgeladen haben, können Sie Kommentare hinzufügen und Benutzer markieren, damit sie nichts verpassen.

Planen

Wenn sich alle Ihre Dokumente an einem Ort befinden, können Sie auch auf Projektpläne, Zeitpläne und mehr zurückgreifen, während der Vertrag geschrieben wird. Insbesondere ein Projektplan enthält relevante Informationen, die in das endgültige Dokument aufgenommen werden. Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Projekts in unseren robusten Gantt-Diagrammen und aktualisieren Sie Verträge entsprechend, alles von einem Tool aus.

Spur

Die Echtzeit-Dashboards von ProjectManager geben Bauprojektmanagern einen Überblick über die Leistung des Projekts aus der Vogelperspektive, um sicherzustellen, dass die Auftragnehmer die Vertragsbedingungen einhalten. Bei uns erhalten Sie Funktionen, die sowohl die Vertragsverwaltung als auch das Bauprojektmanagement erleichtern.

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Die Vertragsverwaltung ist branchenübergreifend sehr wichtig. Solange es Projektinhaber, Auftragnehmer und Subunternehmer gibt, benötigen Sie Verträge, um Projekte erfolgreich zu verwalten. Hier sind einige Beispiele für häufig verwendete Verträge für das Projektmanagement.

• Kostenerstattungsvertrag
• Zeit- und Materialvertrag
• Kosten-Plus-Vertrag
• Festpreisvertrag
• Auftragsfertigung

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