So planen Sie ein virtuelles Event: Checkliste für die Planung virtueller Events

Geschäftsleute bevorzugen es, sich persönlich zu treffen. Aber nach einer Zeit virtueller Events ist es schwer, diesen digitalen Luxus loszulassen. Die Planung virtueller Veranstaltungen ist alltäglich geworden, auch wenn Veranstaltungen ins IRL zurückkehren oder hybride Optionen anbieten.

Der Wunsch, in einigen Fällen virtuell zu bleiben, ist verständlich. Virtuelle Veranstaltungsplanung bedeutet, dass mehr Menschen teilnehmen können, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Aber wie man ein virtuelles Event plant, ist noch relativ neu und einige wissen nicht einmal, was ein virtuelles Event ist. Wir sind hier, um Ihnen bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung zu helfen, einschließlich der Bereitstellung einer Checkliste, damit Sie keine wichtigen Schritte verpassen.

Was ist ein virtuelles Event?

Virtuelle Events finden online statt. Dies kann durch eine Vielzahl von Mitteln erreicht werden, wie z. B. Live-Streaming der Veranstaltung, Wiedergabe einer aufgezeichneten Videopräsentation, die ein Teilnehmer jederzeit ansehen kann, oder sogar durch Audioanrufe.

Der Hauptunterschied zwischen einem virtuellen Event und einem persönlichen Event besteht darin, dass es sich bei virtuellen Events nicht um physische Treffen von Angesicht zu Angesicht handelt. Jeder, der Zugang zum Internet hat, ist ein potenzieller Kandidat für die Teilnahme an einer virtuellen Veranstaltung.

Unnötig hinzuzufügen, dass dies das Netz sowohl für Referenten als auch für Teilnehmer erheblich erweitert. Virtuelle Events müssen jedoch genauso geplant werden wie die altmodische Variante. Aber es ist nicht dasselbe. Sie können jederzeit auf Facebook oder einer anderen sozialen Plattform live gehen, aber eine größere, kompliziertere Veranstaltung erfordert Planung.

Denken Sie an einen Kongress oder eine branchenbezogene Veranstaltung, die mehrere Tage dauern könnte, diese erfordern definitiv eine virtuelle Veranstaltungsplanung. ProjectManager ist eine Online-Software, mit der Sie überall und jederzeit mit Menschen in Kontakt treten können, damit Sie die Planung einer virtuellen Veranstaltung koordinieren können. Unsere Online-Gantt-Diagramme können Ihre Aufgaben, Kosten und Ressourcen organisieren. Sie lassen sich einfach teilen und in Echtzeit aktualisieren, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von virtuellen Ereignissen

Einige Arten virtueller Events haben wir bereits am Rande erwähnt, aber das Thema verdient mehr Aufmerksamkeit. Es gibt viele verschiedene Arten von virtuellen Veranstaltungen, und jede erfordert eine virtuelle Veranstaltungsplanung, um sicherzustellen, dass sie für alle Beteiligten ein Erfolg werden. Sie haben wahrscheinlich an einem oder zwei davon teilgenommen.

Webinare

Ein Webinar ist in der Regel eine einmalige Veranstaltung zur Bereitstellung von Bildungs- oder Werbeinhalten. Es wird in Echtzeit präsentiert, oft aber auch aufgezeichnet, damit die Leute es sich später ansehen können. Nach der Präsentation gibt es normalerweise eine Zeit für Fragen und Antworten.

Virtuelle Konferenzen

Wie der Name schon sagt, ist diese Konferenz online. Es handelt sich normalerweise um eine Echtzeitveranstaltung, die Menschen mit ähnlichen Interessen anzieht, unabhängig davon, ob es sich um ein Geschäft oder ein Hobby handelt. Sie können Podiumsdiskussionen, Hauptredner, Online-Verkaufsstände und sogar virtuelle Cocktailstunden umfassen.

Virtuelle Firmenevents

Ähnlich wie eine virtuelle Konferenz sind virtuelle Firmenveranstaltungen fokussierter. Die Teilnehmer sind alle Teil des größeren Unternehmens, aber die Veranstaltung selbst kann verschiedene Gründe haben. Es könnte sich um ein Meeting oder einen Rückzug mit allen Beteiligten, eine Weinprobe oder eine beliebige andere Anzahl von geschäftlichen oder zwanglosen Zusammenkünften handeln. Der einzige gemeinsame Nenner ist, dass die Veranstaltung nur für Mitarbeiter des Unternehmens offen ist.

Virtuelle Teambuilding-Events

Ein virtuelles Teambuilding-Event könnte Teil einer größeren Firmenveranstaltung sein. Es unterscheidet sich nicht vom persönlichen Teambuilding, außer dass es online stattfindet. Die Aktivitäten können die gleichen sein, wie Eisbrecher, Gruppenfitness und mehr. Einige Events müssen umgerüstet werden, um online zu funktionieren, aber das Ziel, stärkere Bindungen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen, bleibt dasselbe.

Virtuelle Einstellungsereignisse

Eine der innovativeren Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen zu nutzen, ist die Einstellungsplattform. Ein virtuelles Einstellungsevent bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, Kandidaten für offene Stellen zu interviewen. Da immer mehr Unternehmen für Remote-Arbeit offen sind, ermöglicht ihnen die virtuelle Einstellung, Talente auf der ganzen Welt zu suchen, anstatt nur in Pendeldistanz.

Virtuelle gesellschaftliche Veranstaltungen

Auch das virtuelle Zusammensein hat an Popularität gewonnen. Viele Familien, die geografisch verteilt sind, können sich online wiedervereinigen, Hochzeitsfeiern können diejenigen umfassen, die es physisch nicht zur Hochzeit schaffen können, und Freunde, die nicht mehr am selben Ort sind, können sich auf einen Drink treffen und aufholen.

Checkliste für die Planung virtueller Events

Jetzt, da wir wissen, was eine virtuelle Veranstaltung ist und wie viele verschiedene Arten es gibt, sind Sie bereit, die Planung virtueller Veranstaltungen zu erlernen. Tatsächlich haben Sie wahrscheinlich bereits an einer Art virtueller Veranstaltung teilgenommen, auch wenn es sich dabei um ein Gespräch mit jemandem auf Zoom handelt.

Die virtuelle Veranstaltungsplanung ist jedoch komplexer. Um sicherzustellen, dass Sie alle Kästchen ankreuzen, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die für fast alle der oben beschriebenen virtuellen Veranstaltungstypen verwendet werden kann.

1. Setzen Sie sich Ziele für Ihr virtuelles Event

Sie können den Erfolg erst messen, wenn Sie eine Reihe von Metriken haben. Was auch immer Ihr virtuelles Event sein mag, Sie müssen vorher entscheiden, was Sie sich davon erhoffen. Möchten Sie E-Mails sammeln, eBooks verteilen, Ihre Marke bewerben, sich mit Branchenexperten vernetzen, zeigen, wie man ein neues Produkt verwendet usw.? Was auch immer das Ziel ist, für das Sie sich entscheiden, es wird den Rest der Veranstaltung beeinflussen, also beginnen Sie nicht ohne eines.

2. Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen. Dies sind Ihre potenziellen Kunden für ein Produkt, Kollegen für eine Konferenz und so weiter. Dieser Schritt erfordert viel Recherchearbeit. Je besser Sie die Zielgruppe für die virtuelle Veranstaltung definieren können, desto mehr können Sie die virtuelle Veranstaltung an ihre Bedürfnisse anpassen.

3. Wählen Sie Ihren Ereignistyp

Die gesamte Arbeit, die Sie in den ersten beiden Schritten geleistet haben, wird Ihre Wahl des Veranstaltungsortes beeinflussen. Hier entscheiden Sie, ob die Veranstaltung live gestreamt oder aufgezeichnet wird (oder beides), bestimmen, ob ein Webinar besser zu Ihrem Zweck passt und so weiter. Die Art der virtuellen Veranstaltung hilft Ihnen bei der Auswahl eines Streaming-Partners oder -Dienstes, um Ihre Veranstaltung an die Teilnehmer weiterzugeben.

4. Erstellen Sie eine digitale Marketingkampagne

Sobald das Obige sortiert ist, müssen Sie das Wort herausbringen. Das bedeutet, einen Marketingplan zu erstellen. Da Sie virtuelle Events planen, möchten Sie wahrscheinlich auch online vermarkten. Sie könnten jedoch auch Postkarten für die Post und andere Werbemittel der alten Schule erstellen. Für unsere Zwecke bleiben wir beim digitalen Marketing.

Werben Sie in den sozialen Medien

Soziale Medien sind ein guter Ort, um das Wort zu verbreiten. Verwenden Sie Hashtags, denen Ihre Zielgruppe möglicherweise folgt, damit sie Ihre Beiträge sieht. Versuchen Sie auch herauszufinden, welche Plattformen sie verwenden; Geschäftsleute sind eher auf LinkedIn unterwegs, während andere Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit usw. bevorzugen.

Erstelle eine Webseite

Wenn Sie eine Website haben, ist dies der offensichtliche Ort, um mit dem Marketing zu beginnen. Erstellen Sie eine spezielle Seite für die Veranstaltung und Werbebanner, die auf Ihrer gesamten Website angezeigt werden, mit einem Aufruf zum Handeln. Sie sollten dafür sorgen, dass die Website in den Suchergebnissen so weit oben wie möglich angezeigt wird. Dies erfordert die Recherche von Schlüsselwörtern, die Ihre Zielgruppe bei der Online-Suche verwendet. Suchmaschinenoptimierung (SEO) ist ein Schlüsselinstrument, um die richtigen Leute auf Ihre Website zu locken.

Verwenden Sie Online-Werbung

Die beiden vorherigen Vorschläge fallen unter das Dach des Bio-Marketings. Die Kehrseite davon sind bezahlte Medien, zu denen der Kauf von Anzeigen auf anderen Websites gehört. Suchmaschinenmarketing (SEM) ist eine Technik zur Verbesserung Ihres Online-Marketings.

5. Finden Sie Redner, Moderatoren und andere wichtige Teilnehmer

Auch hier benötigen Sie je nach Art der virtuellen Veranstaltung, die Sie planen, möglicherweise Hauptredner, einen Moderator für Podiumsdiskussionen und andere, die das Publikum informieren. Wenn ja, müssen Sie sie finden und über Mittel verfügen, um ihren Auftritt zu bezahlen, aber auch Unterkünfte wie Hotels, Essen und Reisen, wenn die Veranstaltung hybrid ist (d. h. sowohl online als auch persönlich).

6. Erstellen Sie eine virtuelle Event-Agenda

Tagesordnungen sind wichtige Dokumente, die alle Besprechungen auf den Punkt bringen und Zeitverschwendung vermeiden. Dies gilt in doppelter Hinsicht für virtuelle Veranstaltungen. Sie müssen Ihre Redner und alle anderen Präsentationen koordinieren. Normalerweise gibt es eine Einführung, eine Frühstücks- oder Mittagspause und so weiter. Das Erstellen einer virtuellen Veranstaltungsagenda organisiert die Veranstaltung, bietet aber auch einen Leitfaden für die Teilnehmer.

7. Wählen Sie eine Datums- und Zeitzone aus

Auch wenn Sie die Veranstaltung für die spätere Betrachtung aufzeichnen, benötigen Sie ein Datum und eine Uhrzeit, um die virtuelle Veranstaltung zu starten. Denken Sie daran, dass dies ein globales Ereignis ist. Jeder, von überall, kann teilnehmen. Das bedeutet, dass Sie eine Zeitzone auswählen müssen, in der die Veranstaltung stattfindet, damit die Teilnehmer in anderen Zeitzonen wissen, wann sie sich für die virtuelle Veranstaltung anmelden müssen.

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8. Wählen Sie eine Plattform für virtuelle Veranstaltungen

Es gibt viele Dienste, die Ihre Veranstaltung online ausrichten können, aber Sie müssen diese Dienste früher als später in Anspruch nehmen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Sie Ihre Veranstaltung nicht an die Teilnehmer übertragen können, weil Sie es versäumt haben, einen Vertrag mit einem Anbieter abzuschließen. Hier sind einige verschiedene Veranstaltungsplattformen für Live-Streaming oder vorab aufgezeichnete Videos.

• Zoomen
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Webex-Events

9. Wählen Sie einen Veranstaltungsort aus

Eine virtuelle Veranstaltung muss in einem physischen Raum stattfinden. Unabhängig davon, ob Sie eine virtuelle oder hybride Veranstaltung planen, müssen Sie einen Veranstaltungsort mieten. Ja, es ist möglich, dass alle Referenten ihre Präsentationen einfach von zu Hause oder vom Büro aus anrufen, aber das macht die Sache nur noch komplizierter und wirkt nicht immer professionell. Sie sollten ein Studio oder einen anderen Ort mieten, der über Kameras, gute Mikrofone usw. verfügt, um eine professionelle Präsentation zu haben.

10. Zeichnen Sie Ihr virtuelles Ereignis auf

Es ist eine gute Idee, Ihre Veranstaltung aufzuzeichnen, damit sie über die eigentliche virtuelle Veranstaltung hinaus lebt und Ihren Zielen über einen längeren Zeitraum dienen kann. Die meisten Plattformen haben eine Option zum Aufzeichnen und dann können Sie den Link teilen oder die Aufzeichnung auf Ihrer Website hosten.

11. Sammeln Sie Feedback nach Ihrer virtuellen Veranstaltung

Du wirst eine Art Follow-up mit dem Publikum haben wollen. Es ist immer gutes Marketing, ihre E-Mails zu sammeln, um nicht nur weiterhin an diese Leute zu vermarkten, sondern auch ihr Feedback zu der Veranstaltung zu erhalten. Dies sind wertvolle Daten, die Ihnen helfen, das nächste virtuelle Meeting, das Sie planen, besser zu entwickeln und zu verwalten.

ProjectManager hilft Ihnen bei der Planung virtueller Events

Die virtuelle Veranstaltungsplanung erfordert ein flexibles Tool, das Menschen überall und jederzeit sowie abteilungsübergreifend verbinden kann, um die Zusammenarbeit zu fördern. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit den Funktionen, die Sie für die Planung virtueller Veranstaltungen sowie für die Verwaltung der Ausführung dieses Plans benötigen.

Planen Sie mit mehreren Projektansichten

An der Planung virtueller Veranstaltungen sind viele verschiedene Personen beteiligt, insbesondere wenn sie von einem Unternehmen geplant werden. Das bedeutet, dass verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten müssen, vom Marketing bis zum Vertrieb. Aber jede Abteilung arbeitet anders. Wir geben ihnen die Werkzeuge, mit denen sie gerne arbeiten. Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend für die Gesamtorganisation, aber Listenansichten sammeln Aufgaben und Kanban-Tafeln zeigen den Arbeitsablauf in einer visuellen Umgebung. Einige bevorzugen die Kalenderansicht, um wichtige Termine im Auge zu behalten. Unabhängig davon werden alle Ansichten gemeinsam in Echtzeit aktualisiert, sodass alle immer mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen

Dass jeder im Team die Tools verwendet, mit denen er sich am wohlsten fühlt, ist nur der Anfang. Damit sie zusammenarbeiten können, müssen diese Tools Daten in Echtzeit liefern. Unsere kollaborative Plattform aktualisiert nicht nur alle Projektansichten gleichzeitig, sondern gibt jedem die Möglichkeit, Dateien zu teilen, auf Aufgabenebene zu kommentieren und bei Bedarf andere zu markieren. Unser unbegrenzter Dateispeicher bedeutet, dass alle Ihre Event-Assets für einen einfachen Zugriff auf einem zentralen Hub geteilt werden können. Alles, was sie für ihre Arbeit benötigen, befindet sich auf dem Werkzeug.

Manager erhalten Einblick in das, was alle tun. Mit unseren Echtzeit-Dashboards können sie den Fortschritt und die Leistung jederzeit auf hohem Niveau überprüfen oder anpassbare Berichte erstellen, um tiefer in die Daten einzutauchen. Aufgabenverwaltungsfunktionen zur Steigerung der Produktivität, damit Sie den Zeitplan einhalten und eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung durchführen können.

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