Social-Media-Tools für die Regierung: Was Ihr Team für den Erfolg braucht

Veröffentlicht: 2023-05-24

Soziale Medien sind wie eine rund um die Uhr stattfindende Bürgerversammlung: Nachrichten verbreiten sich, Krisen ereignen sich und wichtige Fragen tauchen in Echtzeit auf. Es ist ein direkter Draht zu Ihren Bewohnern und Wählern, die von Ihnen erwarten, dass Sie aktiv und bereit sind, sich für die Themen zu engagieren, die ihnen am wichtigsten sind.

Screenshot eines Tweets des FBI, der einen ihrer in Alaska ansässigen Mitarbeiter hervorhebt

Es ist keine Ausnahme mehr, dass Konten des öffentlichen Sektors viral gehen. Doch die Verwaltung der Social-Media-Präsenz einer Regierungsbehörde bringt einzigartige Herausforderungen mit sich. Komplexe Anforderungen an Plattformsicherheit und Governance. Mitarbeiter, die mehrere Verantwortungen über das Soziale hinaus in Einklang bringen. Sich ständig weiterentwickelnde Strategien, die sich über Nacht ändern können.

Die Auswahl der richtigen Social-Media-Tools für Regierungsbehörden und andere Organisationen des öffentlichen Sektors ist ein nicht verhandelbarer Teil der proaktiven Erreichung und Einbindung Ihrer Bürger, der Einsparung wertvoller Zeit für Ihr Team, der Schaffung interner Sichtbarkeit und letztendlich der besseren Betreuung Ihrer Gemeinschaft. Nutzen Sie die in diesem Artikel vorgestellten Kriterien, um Ihrem Team dabei zu helfen, das volle Potenzial von Social Media auszuschöpfen.

4 Dinge, auf die Sie bei der Bewertung von Social-Media-Tools für Regierungsbehörden achten sollten

Die Investition in eine intuitive Social-Media-Management-Plattform ist ein wesentlicher Schritt zum Aufbau einer starken Beziehung zu Ihren Wählern. Dennoch nutzen viele Agenturen nur native Tools zur Verwaltung ihrer Konten – und lassen wertvolle Erkenntnisse und Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme ungenutzt. Laut ArchiveSocial nutzen weniger als die Hälfte der öffentlichen Einrichtungen Software zur Verwaltung oder Umsetzung ihrer Social-Media-Strategie. Der Bericht zeigte auch, dass die Tatsache, dass Agenturen nicht in der Lage sind, ihre gesamte Präsenz zentral zu verwalten, der am schnellsten wachsende Nachteil für den Erfolg in sozialen Netzwerken ist.

Dennoch sind nicht alle Social-Media-Management-Plattformen gleich. Wenn Sie Social-Media-Tools bewerten, die Ihrer Agentur dabei helfen sollen, in den sozialen Netzwerken für Aufsehen zu sorgen, achten Sie auf eines, das:

1. Gibt Ihrem Team Zeit zurück

Wie in vielen Branchen ist die Verwaltung sozialer Medien der Regierung mehr als 40 Stunden pro Woche, insbesondere wenn die Mitarbeiter andere Disziplinen wie Kommunikation, PR, digitales Marketing, Inhalte und mehr unter einen Hut bringen. Dadurch besteht für Teams nicht nur das Risiko eines Burnouts, sondern es werden auch Behörden daran gehindert, ihre Präsenz in den sozialen Netzwerken zu maximieren und stärkere Beziehungen zu ihren Bürgern und Gemeinden aufzubauen.

Durch die Verwendung einer zentralisierten Plattform wie Sprout Social können Sie soziale Inhalte schnell bereitstellen, sodass sich Ihr Team auf die Einbindung Ihrer Wähler und die Verfeinerung Ihrer kreativen Strategie konzentrieren kann. Eine kürzlich von Forrester Consulting in Auftrag gegebene Total Economic Impact-Studie ergab, dass die Tools von Sprout einer zusammengesetzten Organisation, die repräsentativ für befragte Kunden war, dabei geholfen haben, über einen Zeitraum von drei Jahren 973.000 US-Dollar an Produktivitäts- und Effizienzeinsparungen im Social-Media-Team zu erzielen und im dritten Jahr eine Steigerung um 55 % zu erzielen.

Hier ein paar Sprout-Highlights, die Teams helfen, effektiver zusammenzuarbeiten:

  • Gemeinsamer Kalender: Planen Sie Ihre Strategie und behalten Sie den Überblick von einem zentralen Hub aus statt über unterschiedliche Apps oder Tabellenkalkulationen. Organisieren Sie Beiträge über Profile, Netzwerke und Kampagnen hinweg mithilfe eines visualisierten Kalenders, um eine langfristige Strategie zu unterstützen. Sie können beispielsweise Ihre Beiträge für die kommende Woche und den kommenden Monat planen, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte mit vorrangigen Community-Ereignissen übereinstimmen.
  • Veröffentlichung und Planung: Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und steigern Sie die Produktivität mit Kampagnenplanungstools, automatisierten Workflows sowie Planungs- und Überwachungstools. Veröffentlichen Sie Ihre Inhalte automatisch zu den Zeiten, in denen sie die Wähler am wahrscheinlichsten erreichen, und erhalten Sie Echtzeit-Updates zum Engagement.
  • Workflows zur Nachrichtengenehmigung: Mit internen und externen Genehmigerfunktionen stellen Sie sicher, dass Inhalte immer genehmigt werden und den Kommunikationsrichtlinien Ihrer Agentur entsprechen – alles innerhalb der Sprout-Plattform.
Ein Screenshot der wöchentlichen Veröffentlichungskalenderansicht von Sprout, mit der Sie alle bevorstehenden Beiträge auf einen Blick sehen können.

2. Gibt Ihnen die Kontrolle über das Krisenmanagement

Unabhängig davon, ob es sich um wichtige lokale Ereignisse, Notfälle im Bereich der öffentlichen Sicherheit oder andere Situationen handelt, sind Krisen ein unvermeidbarer Bestandteil der Social-Media-Bemühungen der Regierung. Teams müssen in der Lage sein, ihre Veröffentlichungen schnell umzustellen, auf einen Anstieg eingehender Nachrichten zu reagieren und proaktiv zu sein, um die Verbreitung von Fehlinformationen zu verhindern.

Ein Screenshot eines Tweets der Stadt Las Vegas, in dem Bedenken geäußert werden, dass das örtliche Vegas Vic-Schild nicht den Vorschriften entspricht.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über die aktuellen Social-Media-Gespräche in Ihrem Wahlkreis, um zu verhindern, dass sich aus kleinen Risiken große Krisen entwickeln. Achten Sie bei der Bewertung von Social-Media-Tools für den Einsatz in der Regierung auf leistungsstarke Lösungen für Social Listening und Publikumseinbindung, die Ihnen die schwere Arbeit abnehmen.

Mit der Sprout-Plattform können Sie eine Krise im Keim ersticken. Wir bieten eine Reihe von Tools an, mit denen Sie Ihre Krisenreaktionsstrategie perfektionieren können – von der einfachen Überwachung Ihrer eingehenden Nachrichten bis hin zur Fokussierung auf wichtige Online-Konversationen.

  • Alle Inhalte pausieren: Im Krisenfall können Sie mit dieser Funktion alle ausgehenden Nachrichten mit einem Klick pausieren – das spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist.
  • Warnungen zu Nachrichtenspitzen: Wenn Ihr Nachrichtenvolumen ansteigt, könnte das ein Hinweis auf eine drohende Krise sein. Diese Benachrichtigungen senden automatisch E-Mail- oder mobile Push-Benachrichtigungen, wenn eingehende Nachrichten Ihren Stundendurchschnitt überschreiten, sodass Ihr Team Ihren Posteingang nicht rund um die Uhr manuell überwachen muss.
  • Social Listening: Die auf künstlicher Intelligenz (KI) basierende Technologie von Sprout kann Ihnen dabei helfen, wichtige Informationen über wichtige Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, aktuelle Fehlinformationen und Bedenken der Wähler zu erhalten. Die Plattform durchsucht in Sekundenschnelle Millionen von Social-Media-Datenpunkten und hilft Ihnen dabei, auf umsetzbare Erkenntnisse zuzugreifen und diese mit Führungskräften und prominenten Regierungsvertretern, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu teilen.
Ein Screenshot einer Listening Performance Sentiment Summary in Sprout. Es zeigt den Prozentsatz der positiven Stimmung und Veränderungen der Stimmungstrends im Zeitverlauf.

3. Unterstützt ein stärkeres und sinnvolleres Bürgerengagement

Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Ihrer Community zu dienen – dazu gehört auch, sie auf dem Kanal Ihrer Wahl zu bedienen: den sozialen Medien. Dazu müssen Sie ihre Vorlieben, Anliegen und Kommunikationsbedürfnisse verstehen und reaktionsschnell und authentisch sein, wenn sie sich an Sie wenden. Stärken Sie Ihr bürgerschaftliches Engagement, indem Sie Social-Media-Tools nutzen, die Ihrem Team wertvolle Informationen über Ihr Publikum liefern und eine schnelle, proaktive Kommunikation ermöglichen.

Mit der Plattform von Sprout können Sie die Erwartungen Ihrer Wähler übertreffen und individuellere Erlebnisse in den sozialen Medien bieten – und gleichzeitig Ihrem Team Zeit sparen. Laut der Total Economic Impact-Studie sparten Kundendienstspezialisten des Modellunternehmens über einen Zeitraum von drei Jahren Zeit in Höhe von 142.000 US-Dollar, indem sie Sprout zur Beantwortung eingehender Nachrichten und Anfragen nutzten.

Diese Sprout-Tools sollen Ihnen dabei helfen, Verbindungen zu Ihren Bürgern aufzubauen:

  • Intelligenter Posteingang: Vereinen Sie Ihre sozialen Kanäle in einem einzigen Stream, damit Sie eingehende Nachrichten überwachen, Gespräche pflegen und schnell auf Ihre Zielgruppe reagieren können. Durch das Markieren und Filtern von Nachrichten können Sie das Wichtigste priorisieren und einzigartige Interaktionsmöglichkeiten entdecken. Integrierte Benachrichtigungen zur Kollisionserkennung sorgen für eine nahtlose Zusammenarbeit, sodass Sie sehen können, wer auf eine Nachricht geantwortet hat, und Doppelarbeit verhindern
Ein Screenshot des Smart Inbox-Tools von Sprout Social, das Nachrichten von mehreren sozialen Plattformen in einem Feed anzeigt.
  • Markenschlüsselwörter: Oft sprechen Menschen in sozialen Netzwerken über Ihre Agentur, ohne Sie direkt zu taggen. Wenn Sie nicht aktiv nach diesen Nachrichten suchen, verpassen Sie möglicherweise wichtige Gespräche. Markenschlüsselwörter sind benutzerdefinierte Twitter-Suchen, die ständig ausgeführt werden und Ergebnisse in Ihrem Smart Inbox anzeigen, sodass Sie diese hochrelevanten Beiträge genauso einfach sehen und darauf antworten können wie jede andere Nachricht. Sie können auch Benachrichtigungen basierend auf Schlüsselwörtern mit hoher Priorität oder Krise einrichten, sodass Sie immer einen Schritt voraus sind.
  • Benutzerdefinierte VIP-Listen: Im Smart Inbox können Sie das VIP-Label neben dem Avatar der Twitter-, Facebook-, Instagram- und LinkedIn-Benutzer hinzufügen, die Ihnen eine Nachricht gesendet haben. Mit dieser Funktion können Sie die Korrespondenz mit wichtigen Akteuren in Ihrem Wahlkreis, wie Reportern, gewählten Amtsträgern und Wirtschaftsführern, verfolgen.
  • Zuhören: Die Social-Listening-Lösung von Sprout hilft Ihnen nicht nur bei der Bewältigung einer Krise, sondern hilft Ihnen auch dabei, über relevante Trendgespräche und einflussreiche Community-Führungskräfte auf dem Laufenden zu bleiben. Die Tools sammeln ehrliches Feedback über die Leistung Ihrer Agentur in sozialen Netzwerken und darüber hinaus. Mit diesen Erkenntnissen werden Sie in die Lage versetzt, aussagekräftigere Inhalte zu erstellen und Ihre Erkenntnisse an Entscheidungsträger weiterzugeben.

4. Verändert die Wahrnehmung dessen, was soziale Netzwerke bewirken können

Im öffentlichen Sektor wird Soziales noch immer weitgehend missverstanden. Viele halten an der anhaltenden Überzeugung fest, dass es mehr schadet als nützt, während andere es für einen wilden Westen voller Fehlinformationen halten. Das richtige Tool hilft Ihrem Kommunikationsteam dabei, die Wirkung Ihrer sozialen Bemühungen zu quantifizieren und die Art und Weise zu verändern, wie die Stakeholder Ihrer Agentur soziale Medien sehen (auch wenn sie sich nicht mit sozialen Medien auskennen).

Durch die Verwendung einer Social-Media-Management-Plattform können Sie ganz einfach klare Berichte erstellen, die zeigen, wie sich Ihre Social-Media-Strategie auf die Ziele der Agentur überträgt. Mit den Analytics-Tools von Sprout können Sie beispielsweise die zeitaufwändigen manuellen Datenerfassungsprozesse zugunsten automatisierter, präsentationsfertiger Berichte eliminieren. Die Total Economic Impact-Studie ergab, dass Sprout die manuelle Datenaggregation zur Erstellung monatlicher Berichte um 75 % eliminierte, was über drei Jahre zu Einsparungen in Höhe von 39.000 US-Dollar führte.

Durch die Verwendung von Sprout können Sie automatisch Folgendes generieren:

  • Tag-Berichte: Greifen Sie auf einen Überblick über Ihre ein- und ausgehenden getaggten Nachrichten zu, um Kampagneneffektivität, Volumen und Leistungsmuster einfach zu analysieren.
  • Berichte zur Beitragsleistung: Analysieren Sie die kanalübergreifende Leistung auf Beitragsebene, um zu verstehen, welche Nachrichten und Formate bei Ihren Wählern Anklang finden und warum.
  • Profilleistungsberichte: Greifen Sie auf einen allgemeinen Überblick über die Leistung aller verbundenen Profile zu, um das soziale Wachstum und die Korrelation dieses Wachstums mit wichtigen Initiativen schnell zu bewerten.
Ein Screenshot des Sprout Social Profile Performance Report, der Impressionen, Engagements, Post-Link-Klicks und Veränderungen im Publikumswachstum anzeigt.

Finden Sie die richtigen Social-Media-Tools für den Workflow Ihrer Agentur

Wenn Sie Social-Media-Tools für Ihre Regierungsbehörde evaluieren, zögern Sie nicht, um es mit JFK zu sagen, zu fragen, was die Tools für Sie tun werden. Mit der richtigen Social-Media-Management-Plattform können Sie Ihre beste Arbeit effizienter leisten, Krisen proaktiv eindämmen, mehr Zeit für Bürgerengagement schaffen und den Wert von Social Media in Ihrer Agentur selbstbewusst demonstrieren.

Für einen umfassenderen Einblick in den Wert, den soziale Medien bieten, laden Sie die Studie „The Total Economic Impact of Sprout Social“ herunter und erfahren Sie, wie Sprout über drei Jahre hinweg eine Kapitalrendite von 233 % erzielte.