كيف تحافظ على إنتاجيتك: 6 نصائح للعمل بكفاءة

نشرت: 2022-09-17

بغض النظر عما إذا كنت تعمل من المنزل أو أنك عدت إلى المكتب ، فإن البقاء منتِجًا قد يكون أمرًا صعبًا.

وهذا ليس فقط بسبب الإلهاءات التي لا تعد ولا تحصى التي نواجهها على أساس يومي أو مدى الانتباه الأقصر للإنسان الحديث. يتطلب العمل بكفاءة المهارات التنظيمية والانضباط والدافع الصحيح.

علاوة على ذلك ، كل شخص فريد من نوعه. البعض منا أكثر نشاطًا في الصباح ، والبعض الآخر من بومة الليل ؛ يحتاج البعض إلى الإلهام ، بينما يحتاج البعض الآخر إلى العمل والمضي قدمًا ؛ بعضها استباقي ولديه دوافع ذاتية ، والبعض الآخر يحتاج إلى مساعدة خارجية لتنظيم عمليته.

ببساطة ، لا يوجد حجم واحد يناسب جميع الوصفات للعمل المنتج.

ومع ذلك ، هناك العديد من الأساليب التي يمكنك تجربتها لتحسين إنتاجيتك وإيجاد توازنك الخاص.

في هذه المقالة ، نقدم 6 نصائح حول كفاءة العمل مجربة ومختبرة لتطبيقها في روتينك اليومي. يمكنك مزجها ومطابقتها للعثور على ما يقدم أفضل النتائج لك حتى تجد معادلة الإنتاجية النهائية في مكان العمل.

1. لا تطرف في التغييرات

لا تطرف في التغييرات

بادئ ذي بدء ، لا تتسرع في تجربة كل الأفكار الجديدة مرة واحدة. في بعض الأحيان ، حتى التغيير الضئيل يمكن أن يكون له تأثير كبير. خلاف ذلك ، يمكنك أن تربك نفسك وتخاطر بأن تصبح أقل إنتاجية من ذي قبل.

هون عليك.

جرب التقنيات التي تبدو الأقرب إلى عملية عملك اليومية ، وتنظيمك ، و / أو شخصيتك.

على سبيل المثال ، ربما يمكنك التخلص من عادة صغيرة ولكنها مستمرة تشتت انتباهك وتمنعك من إكمال يوم عملك.

أيضًا ، امنح أي تغييرات بعض الوقت قبل أن تقرر ما إذا كانت فعالة أم لا. عادة ما يكون ما يقرب من شهرين إلى ثلاثة أشهر كافيين للتغلب على الإجهاد الأولي ومعرفة ما إذا كان النهج الجديد سيحقق نتائج. قد يبدو هذا وكأنه وقت طويل ، لكن تذكر - من الصعب تكوين العادات وكسرها.

بغض النظر عما إذا كان التغيير مناسبًا لك أم لا ، بمجرد انتهاء فترة الاختبار ، يمكنك ، إذا كنت ترغب في ذلك ، تجربة نهج مختلف.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه عندما يتعلق الأمر بكفاءة العمل ، فحتى أصغر تغيير يمكن أن يزعج روتينك على الأرجح. إلى أن تعتاد عليها وترى ما إذا كانت ستحقق نتائج فعلية ، فقد تتأثر إنتاجيتك.

لتجنب أي مشاكل وسوء فهم ، من الأفضل إبلاغ مديرك المباشر بنواياك. من المهم مواءمة أفعالك مع عملية العمل الشاملة.

2. تحديد أهداف واقعية

ضع أهدافًا واقعية

على الرغم من أن هذا يبدو واضحًا نوعًا ما ، إلا أننا في بعض الأحيان نميل جميعًا إلى دفع أنفسنا بعيدًا بعض الشيء على أمل أن نتمكن من العمل خارج حدودنا وتحقيق أهداف غير قابلة للتحقيق.

بالطبع ، لا حرج في وضع شريط أعلى قليلاً من منطقة الراحة الخاصة بك وتحدي نفسك. هذا ، في الواقع ، يمكن أن يلهمك لتحقيق المزيد ويظهر لك أنك قادر على أكثر مما كنت تعتقد.

ومع ذلك ، فإن تحديد أهداف غير واقعية بانتظام يمكن أن يضر بشدة بإنتاجيتك.

إذا فشلت في إكمال قائمة المهام الخاصة بك على أساس يومي أو أسبوعي و / أو شهري ، عند نقطة معينة ، فمن المحتمل أن تبدأ في الشعور بأنك لا تنجز.

نتيجة لذلك ، بدلًا من أن تعمل بكفاءة أكبر وتكون أكثر إنتاجية ، قد تؤذي ثقتك بنفسك وتضعف حماسك وتستنزف حافزك. قد ينتهي بك الأمر بإعطاء نفسك متلازمة المحتال وتعاني من الإرهاق.

حدد أهدافًا واقعية_الثانية

لتجنب ذلك ، عند التخطيط لأنشطتك ، فكر في استخدام إطار عمل أهداف SMART.
يرمز SMART إلى محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي ومقيد بزمن.

إنها أداة بسيطة تسمح لك بتحديد أولوياتك والنظر في مواردك ورسم مسار عمل مثمر.

أفضل شيء في هذا النهج هو أنه يمكن أن يكون فعالاً بنفس القدر ليس فقط في منظمات المهام الصغيرة. يمكنك أيضًا تطبيقه في التخطيط طويل الأجل واستراتيجية العمل ، بغض النظر عن مستوى مسؤوليتك ودورك في الشركة.

3. إعادة النظر في تعدد المهام

أعد النظر في تعدد المهام

لقد عززت العقود القليلة الماضية تعدد المهام وجعلته يبدو وكأنه هدف حياة للمهنيين المشغولين.

ومع ذلك ، فإن الحقيقة هي أن هناك عددًا قليلاً جدًا - إن وجد - من الأشخاص الذين يمكنهم بالفعل القيام بمهام متعددة بكفاءة.

ومع ذلك ، يحاول معظمنا المضي قدمًا والتوفيق بين بعض المهام حتى نفشل جميعًا أو نحقق نتائج متواضعة. في النهاية ، يمكن أن ينتهي بنا الأمر بالإرهاق والتوتر وخيبة الأمل. لا نريد أن تكون إنتاجيتنا بالكاد أفضل مما كانت عليه لو تعاملنا مع كل مهمة على حدة ، أليس كذلك؟

من خلال القيام بمهام واحدة تلو الأخرى ، يمكنك التركيز بشكل أفضل ، وإيلاء الاهتمام اللازم لها ، والتأكد من تحقيق أفضل النتائج ، كل ذلك دون إجهاد نفسك.

نتيجة لذلك ، في نهاية كل مهمة ، لديك طاقة كافية للتركيز على المهمة التالية.

علاوة على ذلك ، نعلم جميعًا هذا الشعور الرائع عندما يمكنك أخيرًا تحديد عنصر من قائمة مهامك ، أليس كذلك؟ كافئ نفسك!

gif

4. إعطاء الأولوية لقائمة المهام الخاصة بك

بدلاً من محاولة القيام بمهام متعددة ، ضع في اعتبارك تحديد أولويات مسؤولياتك اليومية كل صباح ، وابدأ بالمهمة الأكثر أهمية. غالبًا ما تكون هذه المهمة هي الهدف الأكثر صعوبة و / أو تحديًا واستهلاكًا للوقت و / أو إلحاحًا في اليوم.

بمجرد أن تخرج من الطريق ، لن تتلقى فقط شعورًا فوريًا بالإنجاز والإشباع. أنت أيضًا قادر على مواصلة يومك بقلب أخف لأن الأسوأ خلفك.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما تعلم أنك حددت أهم شيء في قائمة مهامك ، فإن كل شيء آخر يبدو أسهل قليلاً.

بالطبع ، هذا لا يعني أنه عند الانتهاء من هذه المهمة ، يمكنك أن تربت على نفسك وتسميها يومًا.

إعطاء الأولوية لقائمة المهام الخاصة بك

استمر في باقي المهام ، وربما اترك المهام الأسهل للنهاية ، وأنت تعمل على جميع العناصر التي خططت لها. إذا واجهت عقبة و / أو أصبحت عالقًا ، ففكر في ترك المهمة لفترة والعودة إليها لاحقًا.

يمكن أن يعمل هذا النهج جيدًا ليس فقط في جدولك اليومي ولكن أيضًا في التخطيط الأسبوعي وحتى الشهري.

5. اسمح لنفسك بأخذ فترات راحة

تسمح لك الفواصل بإعادة تشغيل عقلك واستعادة حافزك وإعادة توزيع وقتك.

عندما تركز على مهمة صعبة للغاية لفترة طويلة ، فإنك تشعر بالارتباك. وبالتالي ، بدلًا من التقدم ، تجد نفسك في أغلب الأحيان عالقًا.

إذا لم تحدد فترات راحة لنفسك ، فسيبدأ عقلك عاجلاً أم آجلاً في القيام بذلك نيابةً عنك. نتيجة لذلك ، ستعاني إنتاجيتك أكثر ، لأنك ستستمر في محاولة الدفع للأمام فقط لتبقى عالقًا في وسط معاناتك.

هذا عادة ما يؤدي إلى الإحباط والشك الذاتي و / أو حتى اليأس.

هناك طريقة رائعة لتنفيذ الاقتراحات في روتينك اليومي وهي تجربة تقنية بومودورو. في ذلك ، يمكنك استخدام مؤقت للتبديل بين العمل والفواصل على فترات زمنية محددة مسبقًا. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين 20 إلى 45 دقيقة من العمل ، متبوعة باستراحة لمدة 5 أو 10 دقائق.

حتى إذا كانت المهمة المطروحة تتطلب وقتًا أطول للتنفيذ ، يجب أن تفكر في الالتزام بجدول استراحة العمل. سيسمح لك ذلك بالاستمرار في طاقة جديدة وعقل صافٍ بعد الفاصل.

أيضًا ، اعتمادًا على نوع عملك ، ضع في اعتبارك ملء فترات الراحة بالأنشطة التي تأخذك بعيدًا عن محطة العمل الخاصة بك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مكتب ، فمدّد ساقيك وقم ببعض التمارين الخفيفة. عملك ينطوي على النشاط البدني؟ تأكد من الجلوس أو الاستلقاء بين الحين والآخر. إذا كنت تقضي يومك في الاجتماعات ، فاستمتع ببعض الوقت الهادئ. إذا كنت تعمل في عزلة ، فاتصل بصديق للدردشة.

الهدف هو تقسيم روتينك بنشاط مختلف يصرف عقلك عن العمل. نتيجة لذلك ، عندما تعود إليها ، يكون لديك منظور جديد وقوة جديدة.

يبدو الأمر بسيطًا ، ومع ذلك ، يمكنه عمل المعجزات على إنتاجيتك وكفاءة عملك.

6. لا تقم بإزالة الإلهاءات - قم بتنظيمها

إن التخلص من المشتتات والعادات السيئة أسهل في القول من الفعل. في بعض الأحيان ، قد يؤدي قتلهم إلى إحباط شديد ، ويضر بالإنتاجية بدلاً من تحسينها.

أفضل طريقة لتجنب ذلك هي وضعه ضمن حدودك ووضع حدود لنفسك.

ضع في اعتبارك اختيار إطار زمني - ويفضل أن يكون ذلك في الجزء من اليوم الذي تكون فيه عادة الأقل إنتاجية. بعد ذلك ، كرسه فقط للأنشطة التي غالبًا ما تصرف انتباهك عن العمل.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك مدمن على وسائل التواصل الاجتماعي (حسنًا ، أليس كذلك؟)

إذا كنت تفتقر إلى الانضباط ولا تقيد نفسك ، فيمكنك إضاعة ساعات من يومك في فحص هاتفك. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تفكيك عملية عملك وتقليل الكفاءة لأنه يجعل من الصعب حقًا التركيز.

لا تقم بإزالة الإلهاءات - نظمها

ومع ذلك ، بناءً على الغرض الذي تستخدمه من أجل وسائل التواصل الاجتماعي ، فإن قطعها تمامًا يمكن أن يجعلك تشعر بالوحدة والتضليل والتخلف عن التحديثات والمواضيع التي تهتم بها.

لتجنب ذلك ، يمكنك تخصيص فترات راحة على وسائل التواصل الاجتماعي على مدار اليوم وتحديد الوقت الذي تقضيه في العمل بشكل صارم. بهذه الطريقة ، ستعرف أن الإصلاح قادم ولن يشتت انتباهك عن عملك حتى لو سمعت أن الإشعارات تتأرجح بشكل محموم. ومع ذلك ، بالطبع ، من الأفضل تقييد هؤلاء قدر الإمكان ، فأنت لا تريد اختبار نفسك بشدة.

يمكنك أيضًا استخدام تطبيق Digital Balance لتتبع عادات استخدام جهازك وتعيين استخدام وقت الشاشة.

حتى لو لم تكن مصادر التشتيت رقمية ، يمكنك استخدام هذه الطريقة لتقييدها. بهذه الطريقة يمكنك تحسين عاداتك في العمل وتركيزك بشكل ملحوظ.

لا تستبعد الملهيات - نظّمها ثانيةً

الحد الأدنى

إن الحفاظ على الإنتاجية والعمل بكفاءة ليس مهمًا فقط لنموك المهني وتطورك ، ولكن لصحتك العقلية أيضًا.

من ناحية أخرى ، إذا كنت مشتتًا باستمرار أو تماطل أو تخرج من اللعبة ، فإنك تميل إلى فقدان ثقتك وتحفيزك. يمكن أن يؤثر ذلك على شعورك تجاه عملك وكيف تشعر حيال نفسك. ناهيك عن أنه ، في النهاية ، يمكن أن يتسبب في فقدان وظيفتك.

من ناحية أخرى ، إذا كان ضعف الكفاءة ناتجًا عن الضغط الشديد على نفسك ، فقد يؤدي ذلك إلى التوتر والقلق وحتى الإرهاق.

من خلال تحسين ثقافة عملك وروتينك وعمليتك ، يمكنك ضمان تحقيق أقصى استفادة من يوم عملك دون التأثير سلبًا على رفاهيتك.

كل ما عليك فعله هو العثور على التقنيات الصحيحة التي تقدم لك أفضل النتائج ، وتعود عليها.